Arbeitspaket Vorlage für Projektmanager als Download

Arbeitspaket Vorlage für Projektmanager

Im Laufe der Initiierung eines Projekts werden anhand des Projektstrukturplans verschiedene Arbeitspakete erstellt. Zu Vorteilen, Nutzen und richtiger Gestaltung wird folgend ein Überblick gegeben.

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Das Arbeitspaket – eine Definition

Ein Projektmanager muss zwei gegenläufige Aspekte im Auge behalten und verbinden:

  1. Den Überblick auf das Gesamtprojekt
  2. Die Mikrostrukturen mit konkreten Arbeitsanweisungen

Diese werden erbracht durch die Arbeitspakete, am Projektstrukturplan orientiert und erstellt.
Anders gesagt: Auf diesem Hintergrund liefert das Arbeitspaket die Vorlage für die konkrete Projektarbeit.

Eine Arbeitspaket Definition umfasst im Überblick folgende Aspekte:

  • Arbeitspakete enthalten eine konkrete und in sich geschlossene Aufgabenstellung
  • Ihre Zuordnung erfolgt zu einer benannten Projektphase
  • Start und Zielpunkt sind dabei genau definiert
  • Eine Zuweisung des Arbeitspakets erfolgt an eine verantwortliche Person

Kurz definiert sollen Arbeitspakete die Antworten auf die Frage geben: Wer macht wann was?

Was sich das Projektmanagement vom Arbeitspaket erwartet

Durch die Arbeitspakete kann der Projektmanager zu jedem Zeitpunkt die erforderlichen Detailaufgaben definieren und delegieren. Zugleich vergibt er bei Erteilung eine personale Verantwortlichkeit. Dies schafft notwendige Verbindlichkeit und Transparenz für die Kommunikation, vor allem bei Defiziten.

Arbeitspakete sind die objektive Grundlage für das Controlling von Ergebnissen und Terminierung. Synergien und Redundanzen können erkannt und genutzt bzw. vermieden werden. Nur die Reihung aller Arbeitspakete erlaubt eine realistische Prognose von Start- und Zieltermin und der Projektlaufzeit. Transparenz und Orientierung für jedes Projektteammitglied ist mit entsprechend gestalteten Projektpaketen gegeben.

Die Arbeitspaketbeschreibung als Vorlage für die Projektarbeit

Arbeitspaketinhalte werden meist in Tabellen gelistet, unverzichtbare Elemente sind die folgenden:

Codierung: Ein GUID, ein Code analog zum PSP-Code oder eine andere spezifische Kennzeichnung dient der genauen Zuordnung.

Arbeitspaket-Information: Sie weist das Arbeitspaket einem Projektleiter bzw. Verantwortlichem zu.

Inhaltsbeschreibung: Ein Text macht Zweck und Inhalt für alle Teammitglieder nachvollziehbar.

Zielformulierung: Hier wird das Arbeitsziel ebenso benannt wie weitere sekundäre Ziele und, falls notwendig, zusätzliche Erläuterungen.

Arbeitspaketbeschreibung Vorlage Download
Arbeitspaketbeschreibung Vorlage als kostenloser Download

Formale Ansprüche: Der Inhalt des Arbeitspaketes muss informieren zu eventuell relevanten Gesetzen, Vorschriften, Vorgaben und Normen.

Kalkulation: Zu erwartende Kosten sollten aus dem Arbeitspaket zu entnehmen sein.

Weitere Informationen: Über mögliche Risiken, Termine und Abläufe sollte im Arbeitspaket ebenso informiert werden wie zu notwendigen Ressourcen an notwendigem Personal, Material und weiteren eventuell auch externen Dienstleistern.

Ergänzende Dokumente: Im Arbeitspaket sollten alle zur Arbeit notwendigen als auch während der Arbeit erstellten Dokumente sowie Anlagen und Signaturen hinterlegt werden. Den Abschluss bilden Hinweise auf Verfasser, Version, Gültigkeit und Erstelldatum.

Tipps und Fehler bei der Arbeitspaket-Erstellung

Hilfreich ist es,

  • für erwünschte Klarheit im Projekt alle notwendigen Arbeitspakete vollständig zu beschreiben,
  • auf Klarheit zu achten für das Controlling,
  • Arbeitspakete in Teams zu besprechen und abzustimmen und
  • immer nur einen Verantwortlichen für ein Arbeitspaket zu benennen.

Bei Erstellung der Arbeitspakete sind folgende Fehler zu vermeiden:

  • Nicht zu klein und nicht zu groß: Ist da Paket zu detailliert, geht der Überblick verloren. Zu groß gefasst entstehen für das Team Unklarheiten, was eventuell zu Fehlern führt.
  • Fehlende Zuordnung an verantwortliche Person: Die Aufgabe wird dann entweder doppelt erledigt – oder gar nicht.
  • Fehlende Dimensionierung der Arbeitspakete am Umfang und Rhythmus des Gesamtprojekts: Dieser Fehler gefährdet den Erfolg des Projekts.

Helfende Faustregeln: Empfohlen wird ein Umfang eines Arbeitspakets von 5 – 20 Personentagen bzw. ca. 5 % vom Gesamtprojektumfang. Es empfiehlt sich ebenso, die Zeitvorgabe für Arbeitspakete mit dem Reportrhythmus zu synchronisieren: Bei wöchentlichem Report ist die Zeitvorgabe für ein Arbeitspaket entsprechend jeweils eine Woche. Das Erstellen der Arbeitspakete erfordert viel Projektmanagementerfahrung bzw. weitere geeignete Tools.

Mit unserer Vorlage haben Sie das perfekte Beispiel, wie ein Arbeitspaket auszusehen hat. Jetzt herunterladen oder weitere Vorlagen für das Projektmanagement entdecken.