Mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz wie ChatGPT lässt sich die Arbeit im Projektmanagement vereinfachen und optimieren. Doch wie nutzt man das KI-Tool wirklich effizient? Mit Hilfe von Prompts, also spezifische Aufforderungen, mit denen der Chatbot arbeiten kann!
Die folgenden ChatGPT Prompts können Projektmanager direkt in der Praxis nutzen, um unterschiedliche Prozesse zu vereinfachen. Einfach kopieren und in ChatGPT einfügen – schon liefert Ihnen die KI passende Ergebnisse.
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1) Einen grundlegenden Projektplan erstellen
Eine umfassende Planung bildet die Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten. Die Erstellung eines entsprechenden Projektplans kann aber viel Zeit in Anspruch nehmen und bedarf eines umsichtigen Vorgehens. Speziell die Strukturierung der einzelnen Bestandteile des Plans ist komplex und erfordert in der Regel zahlreiche Arbeitsstunden. Folgender Prompt kann Sie bei dieser Aufgabe effektiv entlasten:
Erstelle mir 3 Vorlagen, mit denen ich als Projektmanager einen professionellen Projektplan erstellen kann.
ChatGPT erstellt die entsprechenden Vorlagen automatisch als kopierbare Auflistungen, was eine unkomplizierte Nutzung ermöglicht. Abhängig von Ihrem individuellen Projekt können Sie die einzelnen Parameter der Diagramme beliebig anpassen.
2) Mit Künstlicher Intelligenz zu einer bedarfsgerechten Zeitplanung
Anknüpfend an die allgemeine Projektplanung ist auch die Zeitplanung eine Kernaufgabe für jeden Projektmanager. Durch einen entsprechenden Prompt lässt sich ohne großen Aufwand eine zeitliche Planung durchführen, die als Orientierung bei allen Arbeitsschritten dient. Probieren Sie es zum Beispiel mit folgender Eingabe:
Erstelle mir ein Muster für die Zeitplanung eines Projekts im Bereich „XY“.
Statt „XY“ tippen Sie einfach eine für Ihr Projekt zutreffende Bezeichnung wie zum Beispiel „IT“, „Logistik“ oder „Forschung“ ein. Durch diesen konkreten Zusatz erhalten Sie eine maßgeschneiderte Zeitplan Vorlage für Ihr individuelles Vorhaben.
3) Die Ressourcenallokation vereinfachen und schneller abschließen
Ein ergänzender Aspekt der Projektplanung ist eine zielorientierte Ressourcenallokation. Mit einem passenden Prompt können Sie Impulse für die optimierte Verteilung der Ressourcen erhalten. Zu diesem Zweck bietet sich folgende Eingabe an:
Mit welchen Maßnahmen kann ich als Projektmanager die Ressourcenallokation verbessern?
4) Mitarbeiter wirksam motivieren – neue Ansätze auf Knopfdruck
Der Erfolg von Projekten steht und fällt mit dem Engagement der Mitarbeiter. Aber wie lässt sich die Motivation des Teams effektiv und ohne monetäre Anreize steigern? Mit folgendem Prompt erhalten Sie konkrete Vorschläge für die Umsetzung in der Praxis:
Nenne mir 10 Ideen wie ich als Projektmanager die Motivation und Leistungsbereitschaft meiner Mitarbeiter verbessern kann.
Die Eingabe zusätzlicher Informationen wie das Durchschnittsalter der Mitarbeiter kann die Qualität der Antworten für Ihren Bedarf verbessern.
5) Maßnahmen für eine höhere Termintreue festlegen
Verzögerungen bei einzelnen Prozessen gehören zu den größten Problemen im Projektmanagement. Aus diesem Grund gilt es, der peniblen Einhaltung von Abgabetermin einen hohen Stellenwert beizumessen. Folgender Prompt kann Ihnen helfen, die Termintreue Ihrer Mitarbeiter deutlich zu verbessern:
Nenne mir 8 Maßnahmen, mit denen ich als Projektmanager die fristgerechte Fertigstellung von Arbeitsprozessen sicherstellen kann.
6) Schulungen und Fortbildungen professionell organisieren
Weiterbildungsmöglichkeiten bringen im Projektmanagement verschiedenen Mehrwert mit sich. Die Mitarbeiter erwerben zum Beispiel die notwendigen Kompetenzen im Umgang mit spezieller Software und anderen Tools. Darüber hinaus ist das Angebot von Weiterbildungsmöglichkeiten unverzichtbar, um ambitionierte Fachkräfte anwerben zu können. Mit dem folgenden Prompt erhalten Sie nützliche Ansätze für die erfolgreiche Umsetzung entsprechender Veranstaltungen:
Wie kann ich als Projektmanager Weiterbildungsmöglichkeiten wie Workshops strukturiert planen und kreativ gestalten?
7) Vorschläge für ein automatisiertes Monitoring generieren
Für Projektmanager ist die fortlaufende Überwachung des Arbeitsfortschritts von zentraler Bedeutung. Die regelmäßige Kontrolle der einzelnen Arbeitsgruppen und Aufgaben setzt aber strukturierte Abläufe voraus. Mit folgendem Prompt erhalten Sie sinnvolle Vorschläge für das Monitoring in der Praxis:
Nenne mir 10 Maßnahmen, mit denen ich den Fortschritt eines Projekts kontinuierlich und professionell überwachen kann.
8) Abweichungen kommunizieren leicht gemacht
Trotz lückenloser Planungen kann es im Projektmanagement immer wieder zu Abweichungen kommen. Die Kommunikation dieser Veränderungen an alle Stakeholder gehört zum Verantwortungsbereich des Projektmanagers. Die Formulierung entsprechender Mails kann aber einen unnötigen Zeitaufwand bedeuten und vom Kerngeschäft ablenken. Mit folgendem Prompt können Sie Abweichungen bei der Projektplanung schneller kommunizieren:
Erstelle mir eine Vorlage, mit der ich als Projektmanager Abweichungen bei der Projektplanung allen Stakeholdern mitteilen kann.
9) Die Kommunikation der beteiligten Stakeholder verbessern
Für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts ist eine störungsfreie Kommunikation von großer Wichtigkeit. Eine große Anzahl an Arbeitsgruppen und unterschiedliche Charaktere stellen hier aber enorme Herausforderungen dar. Folgender Prompt kann Ihnen helfen, zielgerichtete Lösungen für eine optimierte Kommunikation zu finden:
Erstelle mir 5 Konzepte, mit denen ich als Projektmanager eine bessere Kommunikation aller beteiligten Stakeholder sicherstellen kann.
10) Das Budget einhalten und Kosten reduzieren
Im Laufe des Projektfortschritts kommt es häufig zu unerwarteten Ausgaben. Um mit dem vorab definierten Budget auszukommen, sind deshalb häufig Einsparungen notwendig. Mit folgendem Prompt lassen sich dafür verschiedenste Ansätze finden, sodass die Finanzierung des Projektvorhabens nicht ins Wanken gerät:
Stelle mir 10 mögliche Sparmaßnahmen zusammen, mit denen ich als Projektmanager Kosten einsparen kann.
Sie wissen bereits in welchem Bereich Sie die Kosten reduzieren wollen? Dann können Sie den Prompt mit Ergänzungen wie „Reisekosten“ oder „IT-Ausgaben“ konkretisieren.
11) Das regelmäßige Reporting vereinfachen
Wiederkehrende Aufgaben wie das Reporting eignen sich hervorragend für die Nutzung von ChatGPT Prompts. Im Rahmen dieser Mitteilungen wird die Führungsetage über den Fortschritt des Projekts informiert. Folgender Prompt kann Ihnen helfen, diese Routineaufgabe schneller zu erledigen:
Erstelle mir ein Muster, mit dem ich als Projektmanager ein professionelles Reporting für die Unternehmensführung schreiben kann.
Wenn Ihnen das Resultat nicht zusagt, können Sie in Form von Rückfragen überarbeitete Versionen des Musters generieren. Eine mögliche Ergänzung wäre hier zum Beispiel „Nenne konkrete Formulierungen für die Schlussbemerkung“.
12) Unterstützung bei der Auslagerung von Teilaufgaben
Abhängig vom jeweiligen Projekt kann Outsourcing eine sinnvolle Ergänzung darstellen. Wer in diesem Bereich wenig Erfahrung hat, steht dabei aber vor einer komplexen Planung. Folgender Prompt kann Ihnen nützliche Anhaltspunkte liefern, um die Auslagerung von Projektaufgaben erfolgreich zu realisieren:
Welche Aufgaben lassen sich bei Projekten im Bereich „XY“ outsourcen und welche Dienstleister kommen dabei infrage?
Statt dem Platzhalter „XY“ geben Sie einfach die zutreffende Branche an, um individuell passende Antworten zu erhalten. Mit einem anschließenden Prompt könnten Sie sich auch konkrete Dienstleister und die zugehörigen Kontaktdaten anzeigen lassen.
13) Prozesse verschlanken mit bewährten Methoden
Die fortlaufende Optimierung von Arbeitsprozessen zählt zu den elementaren Aspekten im Projektmanagement. Die Verschlankung von einzelnen Prozessen ist dabei besonders lohnenswert und die Basis für mehr Effizienz. Folgender Prompt kann Ihnen helfen, das vorhandene Potenzial für die Prozessverschlankung zu erkennen:
Stelle mir 10 Optionen zusammen, mit denen ich als Projektmanager Arbeitsprozesse verschlanken kann. Nenne ausschließlich Methoden, die laut Analysen am wirksamsten sind.
14) Konzepte für einen gelungenen Auftritt in Meetings
Persönliche und virtuelle Meetings gehören zum Arbeitsalltag bei der Projektleitung. Ideen verständlich zu kommunizieren und dabei einem roten Faden zu folgen, ist aber nicht einfach. Mit folgendem Prompt erhalten Sie dafür nützliche Hilfestellungen, sodass einem überzeugenden Auftritt bei zukünftigen Meetings nichts mehr im Wege steht:
Erstelle mir 5 Konzepte, mit denen ich als Projektmanager einen Vortrag im Rahmen eines Meetings professionell strukturieren kann.
Auf Basis der vorgeschlagenen Konzepte können Sie anknüpfende Rückfragen stellen. Ein mögliches Beispiel ist hier „Welche technischen Hilfsmittel eignen sich für die Umsetzung der fünften Idee?“
15) Mögliche Sicherheitsrisiken erkennen und analysieren
Das Risikomanagement ist ein unverzichtbarer Bestandteil bei der Durchführung von verschiedensten Projekten. Auch bei dieser Aufgabe kann Ihnen Künstliche Intelligenz als nützliche Unterstützung dienen. Mit folgendem Prompt lassen sich potenzielle Gefahren identifizieren und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten:
Welche Sicherheitsrisiken bietet ein Projekt im Bereich „XY“ und welche Schutzmaßnahmen sind in diesem Kontext sinnvoll?
Hier ist ebenfalls eine Ergänzung der konkreten Branche empfehlenswert, um maßgeschneiderte Antworten generieren zu können.
16) Den Teamgedanken fördern und stärken
Das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Gezielt ausgewählte Teamevents können dabei einen positiven Einfluss haben und den Projektfortschritt nachhaltig begünstigen. Mit folgendem Prompt können Sie Ihrer Kreativität auf die Sprünge helfen und individuell passende Ideen finden:
Welche Teambuilding-Aktivitäten haben laut Studien die besten Auswirkungen auf die Zufriedenheit und den Teamgedanken bei der Arbeit in Projektgruppen?
Dieser Prompt lässt sich abhängig von der Jahreszeit oder dem Budget flexibel anpassen. So können Sie zum Beispiel Einschränkungen wie „Nenne ausschließlich Indoor-Aktivitäten“ oder „Nenne ausschließlich kostenlose Aktivitäten“ formulieren.
ChatGPT macht eine gute Figur als Assistent im Projektmanagement
Insgesamt gesehen bieten ChatGPT Prompts ein enormes Potenzial für Projektmanager. Von der allgemeinen Planung bis hin zu Details wie der Prozessoptimierung oder dem Projektcontrolling können sinnvolle Impulse generiert werden. Eine möglichst präzise Formulierung der Befehle ist dabei aber der entscheidende Faktor für die Qualität der Antworten. Probieren Sie es in Ruhe aus und profitieren Sie von Künstlicher Intelligenz im Projektmanagement.
