Gantt Diagramme als PDF Vorlage

Gantt Diagramm – der Eyecatcher im Projektmanagement

Innerhalb des Projektmanagement ist das Gantt Diagramm ein wichtiges Tool. Es basiert auf dem Projektstrukturplan und spiegelt grafisch die Abfolge von Abläufen im Projekt. Die aktuelle Situation, aber auch Folgen eventueller Abweichungen vom Zeitplan werden bildlich sofort erkennbar.

Die Geschichte des Gantt Diagramms

Das Überraschende: Sie reicht über 100 Jahre zurück. So um 1890 arbeitet ein Ingenieur in Polen mit einem Balkendiagramm innerhalb seiner Projektplanung. Seine interessanten Namen für dieses Produkt waren Harmonogramm oder Harmonograph. Sein eigener Name: Karol Adamiecki. Seine Erfindung wurde, da nur auf Polnisch und Russisch veröffentlicht, außerhalb von Polen nur wenig beachtet.

Wie bei vielen Erfindungen kam nur wenige Jahre später unabhängig von Adamiecki der amerikanische Ingenieur Henry Gantt auf eine ähnliche Idee, die seitdem Gantt Diagramm bzw. Gantt Chart heißt. Auch Balkendiagramm taucht als Name auf, da die Abläufe mit horizontalen Balken von oben nach unten gelistet dargestellt werden.

Das Gantt Chart und sein Nutzen im Projektmanagement

Basierend auf einem Projektstrukturplan (PSP) nimmt das Gantt Diagramm eine von links nach rechts verlaufende Zeitachse an. Die verschiedenen Abläufe werden nun mit verschiedenen Balken untereinander dargestellt.

Gantt Diagramm Template als PDF
Mit dem Gantt Chart alles im Blick haben. (Zur Vorlage)

Welchen Nutzen das Gantt Chart für die Projektarbeit hat liegt auf der Hand bzw. fällt ins Auge:

  • Man erkennt mit einen schnellen Draufblick den Status des laufenden Projekts.
  • Team und Stakeholder sind stets auf dem neuesten Stand.
  • Die Länge und Anordnung der Balken lassen Zeitdauer des Projektes und seiner Teilabschnitte klar erkennen.
  • Auch die wichtigen und eingeplanten Zeitpuffer werden sichtbar.
  • Die Wechselwirkungen zwischen den Teilabschnitten können zusätzlich, etwa durch Linien, kenntlich gemacht werden.
  • Kritische Entwicklungen können früh erkannt und so auch entschärft werden.
  • Der Arbeitsaufwand zu Erstellung und Einarbeitung ist niedrig.

Der Sinn und Zweck ist also klar, aber wie gehen Sie bei der Erstellung vor?

In 5 Schritten ein Gantt Diagramm erstellen

Als Basis dient die sogenannte Scope Baseline. Diese beinhaltet die Scope-Anweisungen, den Projektstrukturplan PSP und das zugehörige Wörterbuch. Manche Praktiker sagen nicht zu Unrecht, das Gantt Diagramm ist die optische Version des Projektstrukturplans.

1) Arbeitsabläufe definieren

Nach erstellten Regeln werden alle PSP-Arbeitsaktivitäten in ihre Unterschritte aufgegliedert. Die Zeitplanung muss ausreichend, aber dennoch effizient definiert sein und Fristen, Meilensteine und Zeitpuffer enthalten.

2) Bezüge und zeitliche Reihung klären

Diese Zusammenhänge der einzelnen Arbeitsschritte erfolgen nach den 4 möglichen Varianten der Beziehungen zwischen Start und Ende zweier verbundener Arbeitsabläufe:

  1. Start-Start: Ein korrespondierender Arbeitsschritt kann nur gestartet werden, wenn auch ein anderer gestartet wurde. Hier stehen Prozesse in paralleler und überlappender Beziehung.
  2. Ende-Start: Ein nachfolgender Arbeitsschritt beginnt nur, wenn der Vorgängerschritt beendet ist. Hier ist der Bezug eine klassische Aneinanderreihung ohne Überlappungen und Parallelen. 1 und 2 sind recht häufig anzutreffen.
  3. Start-Ende: Der nachfolgende Arbeitsschritt kann nur beendet werden, wenn der Vorgängerschritt gestartet wurde.
  4. Ende-Ende: Der nachfolgende Arbeitsschritt kann nur beendet werden, wenn der Vorgängerschritt beendet wurde.

3) Ressourcen kalkulieren

Ressourcen sind Arbeitskraft und -zeit sowie alle Sachkosten. Ressourcen werden in den Plan des Zeitablaufs integriert. So wird erkennbar, wann und wo welche Ressourcen benötigt werden.

4) Zeitabläufe planen

Die Länge des Balkens auf der waagerechten Zeitachse stellt die Dauer eines Projektabschnittes dar. Damit sich dieses Bild ergeben kann, muss eine jeweilige Dauer abgeschätzt werden unter Berücksichtigung fördernder und begrenzender äußerer Einflüsse auf den jeweiligen Prozess.

5) Das Gantt Diagramm entfaltet sich

Wenn all die ermittelten Parameter in ein gewähltes Format eingegeben werden (z.B. Excel oder entsprechende Software), entsteht die grafische Form des Projektstrukturplans. Zu beachten sind

  • Zeitplanrisiken
  • Reaktionsszenarien
  • diverse Puffer als Zonen ohne Ressourcen und Ausdehnung

Am Ende prüft der Projektleiter den Zeitplan und segnet ihn ab. Das so entstandene Gantt Diagramm bildet jetzt verbindlich und grafisch den Zeitlauf des ganzen Projekts ab.

Mit dem Gantt Diagramm arbeiten

Ein Plan bleibt nur ein Plan, wenn man ihn nicht mit Leben füllt und Nutzen daraus zieht.
So ergebt sich für Projektteammitglieder die Aufgabe einer Einschätzung ihrer jeweiligen Arbeitspakete. Dieser Status wird meistens auf zwei Weisen erhoben:

  1. Abschätzen des Prozentanteils absolvierter Arbeit – einfach handhabbar, aber durch seine Subjektivität mitunter ungenau.
  2. Sogenanntes Earned Value Management System (EVMS)
    Ein großes Problem in der Projektsteuerung sind Abweichungen und die Gegensteuerung dazu. Dies betrifft meist Zeitprobleme.

Zwei Techniken, die zur Anwendung kommen sind Lead und Lag:

Lead legt ein Startdatum eines Teilschrittes früher fest als geplant. Das Risiko, den Zeitplan eventuell nicht zu erreichen, wird dadurch eventuell auch erhöht. Das Gegenteil ist ein Lag: Ein Startdatum wird nach hinten verlegt.

Mit dem Gantt Chart Lead & Leg managen.
Mit dem Gantt Diagramm Lead & Leg managen.

Ebenso gebräuchlich ist sogenanntes Fast Tracking, was zeitliche Überlappungen der Projekte erhöht, die zu erwartende Gesamtzeit staucht, aber auch risikobehaftet ist. Crashing als weitere Methode ist sicherer, verbraucht aber mehr Ressourcen und erhöht meist die Kosten.

Aus dem Gantt Diagramm lassen sich also durchaus belastbare Prognosen für die Zeitplanentwicklung eines Projekts ableiten und Maßnahmen zur neuen Ausrichtung generieren.

Warum das Gantt Diagramm unverzichtbar ist

In welchem Projekt auch immer das Gantt Diagramm zum Einsatz kommt, es liefert stets mindestens drei Gründe, damit zu arbeiten:

  1. Alle Projektbeteiligten haben einen zeitgleichen Blick auf den Projektstatus, mit all seinen wechselseitigen Erwartungen und Pflichten. Nur das erlaubt dem Projektleiter, wo notwendig, auch einen soliden und prognostischen Blick in die Zukunft eines Projekts.
  2. Besonders jeder laufende Projektfortschritt lässt sich verlässlich darstellen und zur Nutzung der im Plan vorgesehen Ressourcen und Beziehung setzen.
  3. Die Abhängigkeiten diverser Aufgaben von vorangehenden, parallelen oder folgenden Prozessen werden erkenn- und verstehbar.

Mit einer Gantt-Diagramm Projektmanagement Vorlage können Sie Ihre Balken ganz einfach in ein vordesigntes Feld einfügen und entsprechend Ihrer Datensätze gestalten.

(Titelbild: istock.com/NicoElNino)