Um die Chronologie bei der Gestaltung eines Projekts zu verdeutlichen, gehen wir in 7 Schritten durch den Ablauf in einem Musterprojekt. Wir nehmen dabei die Planung und Durchführung eines App-Launchs als Projektmanagement Beispiel an.
Projektmanagement Musterprojekt: In 7 Schritten zum Erfolg
Auch wenn jedes Projekt eine eigene Dynamik entwickelt, ist an am chronologischem Ablauf der genannten Projektschritte grundsätzlich festzuhalten. Diese Struktur setzt die verfügbaren personellen und finanziellen Ressourcen optimal ein. Sie ist der rote Faden, der in stürmischen Projektphasen Orientierung gibt.
1) Projektwünsche des Auftraggebers erfassen
Ob das Ziel am Ende wirklich erreicht wurde, wird der Auftraggeber beim Abgleich des fertigen Produktes mit seinen Vorgaben entscheiden. Daher sind diese exakt herauszuarbeiten und zu protokollieren:
- Was soll, bezogen auf unser Projektmanagement Beispiel, die App können?
- Welche Zielgruppe und welche Ziele sollen mit der App erreicht werden?
- Wie teuer kann das Projekt werden?
- Wer leitet das Projekt?
- Welche Mitarbeiter stehen zur Verfügung?
- Welche Stakeholder müssen mit einbezogen werden?
Einige dieser Punkte wurden meist schon vor Projektstart vorbereitet, um erste Überzeugungsarbeit zu leisten. Wenn die Fragen an die Projektziele wie oben ergänzend geklärt sind, eignen sich Checklisten, um Zuständigkeiten und Kompetenzen festzulegen.
2) Projektteam benennen und instruieren
Nach Schritt 1 liegen entscheidende Details auf dem Tisch: Ein Projektleiter kann sein Team benennen und instruieren. Für eine App-Entwicklung als Projektmanagement Beispiel braucht er u.a.
- UI/UX Designer für die Entwicklung von User Interface / User Experience bzw. Interaction
- Marketingexperten für die Vermarktung der App, bspw. speziell über Social Media
- Fachkraft als Schnittstelle zur Marktforschung, z. B. zur Zielgruppenabklärung
Urlaubsplanungen und lokale Feiertage sind in der Planung zu berücksichtigen. Auch kann jetzt entschieden werden, wie viele externe Zuarbeiter benötigt werden und ob die Finanzvorgaben dafür reichen. Zeit- und Ressourcenpuffer federn entstehende Engpässe ab. Diese Puffer gilt es auch gegen Wünsche nach einer früheren Dead Line durch den Auftraggeber zu verteidigen, um das Projekt nicht zu gefährden.
3) Wahl des geeigneten Managementwerkzeuges
Für den Verlauf des Projektes ist entscheidend, ein passendes Projektmanagementdesign zu wählen. Das ist komplexer als es sich hier liest. Die passende Wahl hängt ab von
- Art und Größe des Projektes,
- Größe des Projektteams,
- deren Kompetenzen und Erfahrung
- sowie denen des Projektleiters.
Auch wenn es Geduld erfordert und Zeit braucht: Wer als Projektleiter sein Team hier abholt und in diesen Auswahlprozess einbezieht, erzielt höhere Motivation, Identifikation und Synergien im Team.
Transparenz und Offenheit sind Schlüssel für die gute Auswahl der Projektmanagement Tools. In den weiteren Projektphasen ist dann das konsequente Festhalten am eingeschlagenen Weg ein Erfolgsgarant.
4) Projektbeginn mit Kick-off definieren
Alle noch unklaren Fragen werden bei einem solchen offiziellen Kick-off geklärt, Feineinstellungen werden vorgenommen, die Meilensteine gesetzt, ein Projektsteckbrief verfasst und ein Projektmanagement-Handbuch erstellt (sofern noch nicht vorhanden) und zugänglich gemacht. Es sollte danach allen Beteiligten klar sein, wie zusammengearbeitet wird, eventuelle Missverständnisse sollten jetzt geklärt werden.
Für den Relaunch einer App eignet sich ein mehrgleisiger Workshop, der Projektteam, Auftraggeber und weitere beteiligte Einheiten im Unternehmen einbeziehen kann. Bei unserem angenommenen Projektmanagement Musterprojekt sollten jetzt
- die Ziele der App klar sein,
- ebenso die Zielgruppe,
- Erwartungen an den Nutzen des Produktes,
- allgemeine Rahmenbedingungen und
- Termin für den Launch der App.
Neben den organisatorischen Effekten hat ein Kick-off eine psychologische Komponente: Es schwört alle Beteiligten ein, stärkt die Identifikation mit dem zu erstellenden Produkt und das Vertrauen in Team und Teamleitung.
Das Ambiente (angemessener Meeting-Raum, gute Vorbereitung und Ausstattung, frühzeitige schriftliche und ansprechende Einladungen) sollte stimmen. Eventuell kann es wichtig sein, dass auch ein Teil der Geschäftsführung präsent ist, um Unterstützung zu demonstrieren, aber auch die Wichtigkeit des Projektes für das Unternehmen.
Für das Projektmanagement Beispiel der App kann ein Kick-off zur Planung bereits ausreichen, wenn eine bereits bestehende App überarbeitet oder erweitert wird. Gleiches gilt, wenn ein eingespieltes Team nach bewährter Strategie zwar eine inhaltlich neue App erstellt, diese aber in der Struktur und in den Entwicklungsschritten analog zu früheren Apps erstellt werden kann.
Sollte das Projektteam aber eine Neuentwicklung abliefern und so noch nicht miteinander gearbeitet haben, dann ist eine weitere Präzisierung nach dem Kick-off nicht nur lohnend, sondern notwendig.
Hier ist unbedingt auf Verbildlichung zu setzen, die notwendigen Arbeitspakete (hier finden Sie eine Arbeitspaketbeschreibung Vorlage) sollten für jeden erkennbar sein. Wenn man mit Scrum arbeitet, was sich für das angenommene Projektmanagement Musterprojekt App-Launching gut vorstellen lässt, kann hier die Aufteilung in Teilteams erfolgen. Diese entwickeln verschiedene Aspekte der App in parallelen Sprints, prüfen sie zur Einsatzfähigkeit und stellen sie fertig.
Steht die Struktur, dann folgt der Projektablauf. Gewählt werden sollte eine Darstellungsart, die
- eine klare zeitliche Abfolge erkennbar macht,
- den Ressourcenplan ergänzt und so immer auch
- Grenzen der Auslastung sichtbar werden lässt.
Sollten diese Grenzen gar überschritten werden, hängt das Gelingen des Projektes vom nächsten Schritt ab.
5) Transparente Kommunikation hochhalten bzw. nachbessern
Der Start eines Projektes ist wie das Verlassen des Hafens. Für Crew und Schiff ist jetzt das Navigieren wichtig, um den gesteckten Kurs zu halten. Das A und O ist hierfür eine gute, eindeutige, transparente und faire Kommunikation. Auch dieser Aspekt klingt selbstverständlich. Und wie in jeder schlechten Ehe würden die Beteiligten hinterher trotzig sagen: Wir haben doch miteinander geredet. Aber wie?
Genau hier scheitern auch viele Projekte: Aus Angst oder Arroganz werden entscheidende Punkte, eventuell sogar erkannte Probleme und Fehler nicht mitgeteilt.
Positiv ausgedrückt: Gute und offene Kommunikation schafft Vertrauen und trägt auch zu einer positiven Fehlerkultur bei.
Ein geeignetes Format sind regelmäßige und formal nach bewährten Standards ablaufende Projektmeetings. Gegenstand sollten erstellte Projektberichte sein, daraus wird eine realistische und den jeweils aktuellen Sachstand abbildende Projektdokumentation erstellt. Je nach Projektgröße und Komplexität nehmen alle aktiv Beteiligten an den Meetings teil. Wird dies zu unübersichtlich, werden mehrere Meetings mit jeweiligen Untereinheiten und Kleinteams abgehalten.
Eine gute Kommunikation profitiert von einer ansprechenden, originellen und witzigen Visualisierung der Inhalte. Empfehlenswert sind hier bspw. PDF-Vorlagen mit vordesignten Darstellungen und Tabellen, in die man individuelle Themen und Inhalte nur noch einzutragen braucht.
6) Verlaufscontrolling etablieren
In den konkreten Umsetzungsphasen sollten regelmäßige Verlaufskontrollen erfolgen und Projektstatusberichte verfasst werden. Diese beantworten alle relevanten Fragen zu Planungsgrößen wie Finanzplan, personelle Situation und Timeline.
Gleiches gilt für das Produkt selber. Wir hatten als Projektmanagement Musterprojekt das Erstellen einer App angenommen. Wenn diese im Selbsttest funktioniert, genügt das bei interaktiven Produkten heute lange nicht mehr: So früh wie möglich sollten Test-Kunden in einer sogenannten Beta-Phase die App ausprobieren und Feedback geben können.
Das Projektmanagement Beispiel App macht deutlich, was auch für andere Produkte gelten kann. Nur aus realer Kundenerfahrung können Kenntnisse für notwendige Verbesserungen gewonnen werden. Außerdem etabliert sich hier eine auch für nach erfolgtem App Launch notwendige Unternehmensstruktur bzw. die Schnittstellen hierfür.
Kundenservice und Fehlererkennung sind im Betriebsmodus das A und O, notwendige Updates müssen problemlos und zügig erstellt werden. Selbst wenn das Produkt, unsere App, perfekt gelungen und großartig am Markt angenommen wird, kann in der interaktiven Welt ein schlechter Support und erlebte Fehlerhaftigkeit die Kunden schnell von dem Produkt wieder wegbringen.
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7) Das Projekt abschließen
Dieser Schritt klingt banal, wird mitunter aber vergessen oder unzureichend beachtet. Es ist auch unerheblich, wie erfolgreich das Projekt am Ende war: Alle Details, Stellgrößen und Ergebnisse werden in einem Projektabschlussbericht schriftlich fixiert.
Ein Ende soll immer zelebriert werden, im positiven Falle auch gefeiert. Doch auch im negativen Falle macht eine solide Auswertung es möglich, das Projekt loszulassen und sich Neuem zu widmen. Nur was klar und fair ausgesprochen werden kann, schmort nicht im Hintergrund destruktiv weiter. Außerdem gilt auch hier die Fussballerweisheit: Nach dem Spiel ist vor dem Spiel. Aus einem zum Teil schlecht gelaufenen Projekt lässt sich viel lernen für ein Folgeprojekt.
Gleiches gilt gerade auch für einen erfolgreichen Abschluss. Wer stets motivierte Mitarbeiter haben will, bedankt sich spätestens hier grundsätzlich für eine geleistete Arbeit.
Musterprojekt zeigt, wie gutes Projektmanagement funktionieren kann
Unser Musterprojekt zeigt, dass gutes Projektmanagement im Aufbau 2 Komponenten vereinigt:
- Eine universelle Projekt- und Kommunikationsstruktur, die in jedem Projekt erkennbar und auch auf Projekte anderer Thematik übertragbar ist.
- Die ständige Anpassung dieser universellen Struktur auf die speziellen Erfordernisse eines jeden individuellen Projektes.
Diese immer wieder zu erbringende Leistung machen Projektarbeit herausfordernd, aber auch spannend und interessant.
Mit den passenden Projektmanagement PDF Muster-Vorlagen sind Sie für die 7 geschilderten Schritte bestens vorbereitet.
(Titelbild: iStock.com/Zak Kendal)