Projekte zu organisieren, Fristen einzuhalten und Budgets im Blick zu behalten – das gelingt nur mit einer klaren Struktur. Eine gut aufgebaute Projektliste ist dafür ein zentrales Werkzeug. Sie verschafft Ihnen Überblick, spart Zeit und unterstützt eine effiziente Zusammenarbeit.
In diesem Artikel erfahren Sie:
- Wofür eine Projektliste überhaupt gut ist
- Welche Inhalte wirklich wichtig sind
- Wie Sie Ihre eigene Projektliste in Excel erstellen
- Wie Sie eine fertige Liste verteilen / präsentieren
- Und wie Sie sich den Aufwand sparen können – mit unserer kostenlosen Vorlage
Jetzt noch effizienter und schneller arbeiten – mit unseren Projektmanagement Vorlagen!
Wofür ist eine Projektliste gut?
Eine Projektliste dient als zentrale Übersicht über alle laufenden, geplanten oder abgeschlossenen Projekte. Sie hilft Ihnen dabei:
- Prioritäten zu erkennen und zu setzen
- Zuständigkeiten klar zu definieren
- Termine und Deadlines zuverlässig zu managen
- Budgets im Blick zu behalten
- Fortschritte messbar und nachvollziehbar zu machen
Ob für eigene Vorhaben, Teamarbeit oder die Abstimmung mit Kundinnen und Kunden – eine gepflegte Projektliste sorgt für Struktur und Transparenz im Arbeitsalltag.
Diese Inhalte gehören in Ihre Projektliste
Eine effektive Liste enthält mehr als nur Projektnamen. Folgende Informationen haben sich in der Praxis bewährt:
- Projektname
- Kunde bzw. Auftraggeber
- Verantwortliche Person
- Status (z. B. geplant, in Arbeit, abgeschlossen, pausiert)
- Budget
- Startdatum und Enddatum
- Verfügbare Projekttage (automatisch berechnet)
Je nach Projektart können Sie die Liste flexibel um weitere Spalten ergänzen – etwa für Prioritäten, Dateiverknüpfungen, Notizen oder Fortschrittsangaben.
Auch hilfreich: Projektplan Download-Vorlage für eine bessere Übersicht über alle Ressourcen, Fristen und Tasks!
Projektliste aktuell halten – so bleibt sie hilfreich
Der größte Nutzen einer Projektliste entsteht durch regelmäßige Pflege. Veraltete Einträge, überholte Deadlines oder falsche Statusangaben führen schnell zu Missverständnissen – und schlimmstenfalls zu Projektverzögerungen.
Planen Sie daher regelmäßig kurze Aktualisierungen ein:
- Stimmen die Termine noch?
- Hat sich der Status eines Projekts verändert?
- Sind neue Projekte hinzugekommen?
- Entspricht das Budget noch der Realität?
Wie oft Sie Ihre Liste aktualisieren sollten, ist immer individuell zu bewerten. Ein kurzer wöchentlicher Check genügt meist schon, um die Übersicht zu wahren.
Projektliste präsentieren und verteilen
Eine Projektliste entfaltet ihren vollen Nutzen, wenn alle Beteiligten Zugriff darauf haben. Überlegen Sie sich daher, wie und wo Sie die Liste teilen möchten:
In Meetings präsentieren: Nutzen Sie die Liste als Gesprächsgrundlage, um den Projektstatus gemeinsam durchzugehen und Aufgaben zu verteilen.
Per Cloud teilen: Speichern Sie die Excel-Datei in einem geteilten Ordner (z. B. OneDrive, Google Drive oder SharePoint), damit Teammitglieder jederzeit Zugriff haben.
Als PDF exportieren: Wenn die Liste regelmäßig an Kunden oder externe Partner weitergegeben wird, empfiehlt sich eine leserfreundliche PDF-Version.
Versionierung beachten: Achten Sie bei mehreren Bearbeiterinnen und Bearbeitern auf klare Versionsstände oder aktivieren Sie Änderungsverfolgung.
So wird aus einer einfachen Tabelle ein zentrales Kommunikationsmittel im Projektalltag.
Sparen Sie sich den Aufwand – nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage
Natürlich können Sie Ihre Projektliste Schritt für Schritt selbst erstellen. Wenn Sie allerdings direkt mit einer funktionalen und klar aufgebauten Lösung arbeiten möchten, haben wir etwas für Sie:
Unsere gratis Excel-Vorlage für Projektlisten bietet Ihnen:
- Eine fertig strukturierte Tabelle mit allen wichtigen Spalten
- Automatische Berechnung der Projekttage
- Klarer Aufbau für schnelles Ausfüllen
- Ideal für Einzelpersonen, Teams oder kleine Unternehmen
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