Checklisten: Ein unverzichtbares Tool im Projektmanagement!

Checklisten gehören in die Toolbox jedes Projektmanagers. Sie geben jedem Projekt Struktur und dem Projektmanagement Sicherheit, alles im Blick zu haben und zu behalten, um bei Bedarf gegenzusteuern. Wie solche Checklisten gewinnbringend zu erstellen und einzusetzen sind, das kann man hier nachlesen.

Checklisten im Projektmanagement

Durch Checklisten erfährt das Projektmanagement in verschiedenen Phasen und zu unterschiedlichen Themen eines Projektes passende Unterstützung. Wichtigste Beispiele für den Einsatz von Checklisten in der Durchführung von Projekten sind folgende Aspekte:

Finanzplanung: Ein Hauptfaktor für ein Projekt ist eine solide Finanzplanung. Sie gibt den Rahmen und die Möglichkeiten vor. Alle Verantwortlichen im Unternehmen erwarten hier eine solide und seriöse und verlässliche Planung.

Zielverfolgung: Eine Reise braucht einen Ort zum Ankommen, ein Projekt ein Ziel. Dieses liefert, untergliedert in diverse Unterziele, eine solide Landkarte für den Projektmanager und seine Teams.

Kommunikation: Aus Studien weiß man, dass aufgrund mangelnder oder schlechter Kommunikation ganze Projekte scheitern. Checklisten helfen, Verantwortlichkeiten und Kommunikationsstrukturen verlässlich zu definieren. Zugleich helfen sie auch, eventuelle kommunikative Schwachstellen und Missverständnisse im Projektverlauf zu entdecken und gegenzusteuern. Wichtig ist, dass sie allen wichtigen Personen und Teams transparent zur Verfügung gestellt werden. Dies schafft die Möglichkeit zu eigenständiger Kommunikation bei Fragen und unerwarteten Problemstellungen.

Meilensteinplanung: Die Notwendigkeit der Untergliederung des Projektes in Teilschritte verweist auf die generelle Definition von Meilensteinen im Projektverlauf per Checklisten. Diese gliedern den Projektverlauf in überschaubare Epochen. Daraus können adäquate Arbeitspakete für die jeweiligen Teams erstellt werden.

Fortlaufende Projektkontrolle: Kein Projekt läuft immer nach Plan. Äußere Einflüsse kommen unerwartet und lassen sich nicht planen, vorhersagen und steuern. Checklisten helfen, hier den Überblick zu behalten. Das gilt für alle projektrelevanten Faktoren. Im Besonderen, und da schließt sich der Kreis, gilt dies von Anfang bis zum Schluss für den existentiell wichtigen Faktor der Finanzierung.

Wie aber müssen Checklisten beschaffen sein, damit sie diesen und anderen Ansprüchen gerecht werden können?

Listen für Momentaufnahmen und Wiederverwendung

Checklisten werden idealerweise vor Projektbeginn erstellt. Viele können aus bereits absolvierten Projekten übernommen bzw. angepasst werden. Manche müssen aber auch projektspezifisch neu entwickelt werden. Zwei Unterschiede werden hier deutlich:

1. Checklisten für Momentaufnahmen – hier werden Aspekte aufgenommen, die eine momentane Situation widerspiegeln. Nach Abarbeiten können sie als erledigt entsorgt werde.

2. Checklisten in Wiederverwendung – was sich in ihnen abbildet, hat Belang für das gesamte Projekt, manchmal auch darüber hinaus für weitere Projekte. Juristische Fakten beispielsweise oder Listen zu Zertifikaten, Garantieleistungen und Qualitätsstandards haben bleibenden Wert und werden wiederverwendet.

Im Idealfall enthalten Checklisten geschlossene Fragestellungen, die nur festgelegte Antwortkategorien zulassen. Als Minimalausstattung empfiehlt es sich, sich an Projektabläufen zu orientieren und so vier Oberthemen mit Checklisten auszustatten.

Welche Checklisten unverzichtbar sind

Die oben genannten vier Oberthemen, die anhand einer Leitfrage mit Checklisten versehen werden müssen, sind die folgenden:

1. Projektziele: „Sind diese zum Projektbeginn stimmig generiert und formuliert?“
2. Interne und externe Stakeholder: „Sind alle relevanten Interessengruppen erfasst?“
3. Projektbeginn: „Kann das Projekt zum aktuellen Planungsstand begonnen werden?“
4. Projektabschluss: „Kann das Projekt zum aktuellen Projektstatus beendet werden?“

Während die drei ersten Checklisten bereits zum Projektstart verwendet werden, kommt die vierte Checkliste erst nach Projektabschluss zum Einsatz.

In den Projektphasen zwischen Start und Abschluss könnte auf Checklisten verzichtet werden, obwohl sie auch da hilfreich sind.

Idealtypischer Aufbau einer Checkliste

Mit fünf Spalten lassen sich die meisten Checklisten zur einfachen Nutzung funktionsgerecht erstellen.

• Spalte 1: Diese enthält eine geschlossene Frage, die nur mit „Ja“, mit „Nein“ oder „offen“ beantwortet werden kann. Beispiel: Ist der zur Verfügung gestellte Gesamtetat für das Projekt festgelegt?
• Spalte 2: Diese enthält die mögliche Antwort „Ja“, die angekreuzt werden kann.
• Spalte 3: Diese enthält zum Ankreuzen die mögliche Antwort „Nein“.
• Spalte 4: Diese enthält zum Ankreuzen die mögliche Antwort „Offen“.
• Spalte 5: In diese wird die aus der jeweilige Antwort resultierende und entsprechenden Aufgabe notiert.

Beispiele für Checklisten im Projektmanagement

Wer sich die vorgeschlagenen Einsatzbereiche für Checklisten ansieht, der gewinnt hier spätestens den Blick für die Komplexität von Projektabläufen. Jede einzelne Checkliste hilft an ihrem Platz und in ihrer Funktion, einen Projektabschnitt zu strukturieren, abzubilden und der Projektplanung und Durchführung Sicherheit zu geben. Das kann beispielhaft so aussehen:

Projektplanung

• Projekt definieren
• Stakeholder identifizieren
• Anforderungen definieren
• Lösungen erfassen
• Projektrisiken bewerten

Freigabe des Projekts

• Projektstrukturplan formulieren
• Kostenbudgets kalkulieren
• Personaleinsatz berechnen
• Kommunikation planen

Projektüberwachung und -steuerung

• Abarbeiten des Projektstrukturplans
• Ressourcenmanagement / Beschaffung
• Projektdokumentation
• Monitoring und Controlling

Projektabschluss

• Projektabnahme vom Auftraggeber
• Bilanzierung
• Abschlussmeeting

Mehr Beispiele gefällig oder noch besser eine Vorlage zum selbst Ausfüllen? Dann schauen Sie sich unsere Projektmanagement-Vorlagen an, die auch Checklisten für das Projektmanagement als PDF enthalten.

(Quelle Titelbild: iStock.com/Gerasimov174)