Projektplan erstellen – in nur 6 Phasen zum Erfolg

Wie plane ich ein Projekt? Bei manchen von Ihnen löst diese Fragestellung eine kribbelnde Vorfreude aus. Für andere ist eine solche Aufgabe eine große Herausforderung, die auch belastet. Fast immer liegt eine solche Skepsis an Fehlern bei der Erstellung des Projektplans. Wie dieser gelingt und so auch Ihr Projekt erfolgreich begleitet, erfahren Sie hier. Außerdem finden Sie auf unseren Seiten Projektplan PDF-Vorlagen, mit denen Sie sofort loslegen können.

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Definition: Was ist ein Projektplan?

In einem Projekt laufen zunächst viele lose Fäden zusammen. Das Projekt will organisiert sein, die beteiligten Mitarbeiter müssen geführt und stets auf Kurs gehalten werden.

Ein Projektübersichtsplan verschafft Ihnen zu jeder Zeit den Überblick über alle wichtigen Komponenten:

• Die gesteckten Ziele,
• zugehörige Zeitfenster,
• die diversen Budgets,
• zugehörige Stakeholder,
• die Mitwirkenden und
• zugehörige Kommunikationspläne.

Eine Planung erstellen entspricht dem Bild einer mehrdimensionalen und interaktiven Landkarte: Zeitrahmen und Fälligkeiten, Umfang und Ablauf sowie Ziele und erreichte Zwischenergebnisse müssen für Projektverantwortliche stets erkennbar und ablesbar sein.

Umgekehrt generieren sich aus dem aktuellen Status der Planung die vielen Zwischenschritte, die angeregt und delegiert werden müssen. Das können Sie nur, wenn sie einen Projektplan aufstellen.

Synonym wird für Projektplan auch der Begriff Arbeitsplan verwendet.

Projektcharta & Projektablaufplan

Eine Projektcharta ist eine Vorstufe Ihres Projektplans: Sie umfasst Angaben zum Umfang des Projektes, die Ziele und Verantwortliche. Durch die Projektcharta werden wichtige Entscheidungsträger über Projekte informiert und geben danach ihre Genehmigung für geplante Vorhaben. Erst dann können Projektleiter die detaillierten Projektpläne erstellen und umsetzen.

Wenn Sie einen Projektablaufplan erstellen, erfassen Sie darin auch den Projektumfang. Dies ist wichtig, da dieser gerne ausufert. Ein vorher definierter und kommunizierter Projektumfang ist wie ein Kompass, der auf den richtigen Kurs hinweist.

Eine methodenoffene Definition von Projektplan lässt auch agile Projektansätze unter Einsatz von Scrum und Sprints zu.

Projektplan am Beispiel früherer Projekte orientieren

Gerade in der Geschäftswelt hört man oft den Satz: Wir müssen ja das Rad jetzt nicht neu erfinden. Wenn Sie einen Projektplan erstellen, hilft Ihnen dieser Hinweis beim Anfangen. Sichten Sie, was bereits an Erfahrungen da ist.

Auch wenn Projekte in Ihrer Planung und Ihrem Verlauf einzigartig sind, so ziehen Sie aus ihnen schon erste Informationen. Diese liegen oft unbeachtet am Wegesrand und brauchen nur erkannt, zusammengetragen und sortiert werden.

Welche Lektionen haben Sie aus den letzten Projekten gelernt? Was hatte sich bewährt? An welchen Punkten wurde die Durchführung des Projektes problematisch?

Achten Sie hier besonders auf Hinweise, die im Zusammenhang mit Zielformulierungen stehen. Viele erfahrene Geschäftsführer sehen in unklaren Zielformulierungen einen Hauptgrund für das Scheitern von Projekten. Diese Tatsache erklärt auch die anhaltende Popularität von Tools für Zielformulierungen wie beispielsweise die bekannten SMART-Ziele.

Beginnen Sie mit den Zielen aus der Projektcharta. Setzen Sie diese in ein Verhältnis der durch Stakeholder formulierten Anforderungen. Eine erste Struktur entsteht, aus der notwendige Schritte und Aufgaben abgeleitet und Kontrollpunkte gesetzt werden können. Wenn Sie später daraus den Projekt Zeitplan erstellen, beantworten Sie die folgenden Fragen:

• Welche Erwartungen bestehen an das Projekt?
• Wie sehen die notwendigen Arbeitsschritte aus?
• Wie kann ein jeweiliger Fortschritt im Projektübersichtsplan definiert und exakt gemessen werden?

An dieser Stelle stehen die Zielformulierungen auf dem Prüfstand.

Projektplan erstellen in 6 Phasen

Machen wir uns an die Arbeit: Wie erstellt man einen Projektplan? Diese 6 Schritte bieten eine optimale Orientierung und eignen sich als Vorlage:

1) Projektplan aufstellen anhand klarer Ziele

Eine präzise Zielerfassung klärt die zu definierenden Rahmenbedingungen. Hierbei ist eine erste Fragestellung wichtig: Warum jetzt dieses Projekt?

Dies berührt drei grundlegende Punkte:

1. Ein sinnvolles und gutes Projekt muss zur Philosophie des Unternehmens passen.
2. Es muss einen konkreten Gewinn für das Unternehmen generieren.
3. In unseren schnelllebigen Zeiten muss es darüber hinaus bereits in die Zukunft weisen.

Wer hier Klarheit hat, gewinnt die Zustimmung der Stakeholder für das Projekt. Es ist aber auch an den Projektverantwortlichen, das Projekt vor unrealistischen Erwartungen zu schützen. Hier passen die SMART-Ziele gut, da sie Zielformulierungen so detailliert wie nötig und so kompakt wie möglich erlauben.

Die zweite Fragestellung lautet: Was kann das Projekt erreichen?

Natürlich ist dieser Punkt auch für die Stakeholder wichtig. Aber gute Antworten auf Was und Warum steigern letztlich Ihre eigene Motivation und so auch die Ihrer Projektmitarbeiter. Aus dieser Haltung heraus kommunizieren Sie das Projekt. Nur wenn Sie begeistern können, wird das Projekt von einem gemeinsamen Teamgeist getragen. Dies fördert die Teamkultur und die notwendige, klare und direkte Kommunikation. Dazu gehört auch Transparenz zwischen dem Projektteam und der Projektleitung, beteiligten Partnern, Kunden usw.

Es muss klar aufleuchten, welche Bedeutung jetzt dieses Projekt für das Unternehmen hat. Auch hier können Vergleiche mit früheren Projekten und deren Bedeutung im damaligen Kontext erhellend sein.

2) Wie ein Projekt Struktur und Verbindlichkeit bekommt

Hier lässt sich aus der Überschrift ein sehr beliebtes Modul ableiten, das an dieser Stelle im Projektmanagement häufig zum Einsatz kommt: Der Projektstrukturplan, oft mit PSP abgekürzt.

Er bildet alle wichtigen Zusammenhänge eines Projektes übersichtlich ab. Das ruft nach einer grafisch ansprechenden Form und auch nach einem großen Format: Mit einem Blick behalten Sie und Ihr Team alle Schritte und auch Details im Auge.

An diesem Punkt machen Projektleiter häufig einen Fehler: Sie sehen das Erstellen des Projektstrukturplans als ihre alleinige Aufgabe an. In Klausur mit sich selbst wird dann ein solcher Plan entworfen und im zweiten Schritt dem Team präsentiert. Durch solches Vorgehen gehen wichtige Synergieeffekte verloren:

• Das gemeinsame Erstellen des PSP erhöht die Identifikation des Teams mit dem Projekt.
• Die geballte Expertise eines Teams bringt Details auf den Plan, die ein einzelner Projektleiter leicht übersieht oder falsch gewichtet.
• Die Art der Zusammenarbeit beim Erstellen des PRP können einem Projektleiter wertvolle Hinweise über Teamstruktur, Kompetenzverteilung und aktuellen Teamgeist geben.

Aus dem PSP lassen sich für die wichtigsten Aufgaben digitale Pflichtenhefte ableiten. Dies schafft zum einen Transparenz und macht die Aufgabenstellung erst richtig greifbar. Dies ist wichtig für den übernächsten Schritt, wenn es um die Verteilung der Aufgaben geht.

3) Zeitplan für das Projekt – die Antwort auf jedes Wann

Die Aufgaben Ihres Projekts sind erfasst, strukturiert und angelegt. Es ist jetzt der Punkt, an dem das Projektmanagement den Zeitplan erstellen kann. Hierfür werden je nach Vorliebe zwei verschiedene Varianten herangezogen.

Manche Projektleiter bevorzugen, wenn sie einen Projektablaufplan erstellen, das Bottom Up Prinzip: Hier entsteht der Zeitrahmen in einer Bewegung von unten nach oben. Für jede Aufgabe wird ein stimmiger Projektablaufplan erstellt. Der Startpunkt des Projekts ergibt sich aus dem frühesten Startpunkt einer Aufgabe. Das Projektende wird definiert durch den Abschlusszeitpunkt, der für die letzte Aufgabe vorgesehen wurde. Geben Sie für jeden Zeitrahmen einen kleinen Zeitpuffer ein, um auch bei Verzögerungen im Zeitrahmen bleiben zu können.

Die entgegengesetzte Methode, wie Sie einen Projektmanagement Zeitplan erstellen können, nennt man Top Down. Dabei gehen Sie jetzt von oben nach unten vor: Geben Sie übergeordnet einen gesamten Zeitplan für Ihr Projekt vor. Damit definieren Sie Projektanfang und Projektende. Für jede notwendige Aufgabe können Sie nun im zweiten Schritt innerhalb dieses Rahmens einen stimmigen Zeitplan erstellen, der im vorgegebenen Rahmen liegt. Auch hier geben Sie einen Puffer vor, der sich in diesem Fall aus den angenommenen Zeitpuffern jeder Aufgabe zu einem Gesamtzeitpuffer aufaddiert.

Sehr hilfreich ist, den Zeitplan in einem Diagramm, etwa nach Gantt, zu verbildlichen. Präzise werden der tägliche Fortschritt und auch Aufgabenzusammenhänge in ihrer Vorgänger-Nachfolger-Beziehung sichtbar.

4) Ressourcen einschätzen und verteilen

Sie haben die Projektstruktur klar und konnten auf einer Zeitlinie Ihr Projekt planen. Erst an diesem Punkt können Sie verlässlich Antworten finden auf die spannenden Frage: Wer leistet wieviel für welche Aufgabe?

Aus dem Gantt-Diagramm kann auch eine finanzielle Planung abgeleitet werden. Diese gibt ja nicht nur den Rahmen für notwendige Sachmittel, sondern auch für eventuelle Personalkosten, die etwa durch externe Mitarbeiter und Dienstleister zusätzlich entstehen. Gleichzeitig entlasten diese aber auch die Mitarbeiter des Projektteams.

Wenn Sie einen Projekt Zeitplan erstellen, bauen Sie wie beschrieben Zeitpuffer ein. Das Arbeiten mit Puffern ist an diesem Punkt auch bei der Ressourcenplanung aus den folgenden Gründen notwendig:

• Mitarbeiter können krankheitsbedingt ausfallen.
• Es kann zu Mitarbeiterfluktuation kommen.
• Mitarbeiter werden manchmal unerwartet zum Gesamtwohl des Unternehmens für dringende Aufgaben an anderer Stelle von einem Projekt abgezogen.

Gerade weil der Faktor Mensch in Planungen oft die unsichere Unbekannte ist, muss man sie als zwar ungeliebten, aber realistischen Faktor einplanen.

Erinnern Sie sich noch an den anfangs empfohlenen Rückblick auf frühere Projekte? Mit Sicherheit finden Sie dort Beispiele, dass ein Projekt dadurch in Gefahr geriet, dass Sie einen personellen Ist-Zustand für den Projektzeitraum als unveränderbar annahmen.

Für ein gutes Controlling der Ressourcen nutzen Sie beispielsweise das sogenannte ALPEN-Modell. Es verweist wie bei den SMART-Zielen als Akronym auf 5 wichtige Aspekte:

• Aufgaben definieren
• Länge einschätzen
• Puffer einplanen
• Entscheidungen fällen
• Nachkontrolle

Indem Sie diese Elemente durchgehen, erreichen Sie ein effizientes Zeit- und Ressourcen-Management und können Handlungsbedarf frühzeitig erkennen.

5) Etablieren des Reviews-Prozesses

Die wichtigen W-Fragen wurden in den vorangegangenen Schritten gestellt und beantwortet. Es gibt aber weitere Parameter, die den Projektalltag transparent machen und erleichtern. Hierzu gehört unbedingt der Review-Prozess.

Hierunter wird ein standardisiertes Verfahren verstanden, durch den jeder eingereichte Beitrag für das Gesamtprojekt eine entsprechende Reaktion bzw. Korrektur auslöst. Dieser Aspekt ist untrennbar mit den zu definierenden Kommunikationswegen verbunden.

Der Review-Prozess schafft für alle Teammitglieder zeitgleich einen Überblick und Transparenz. Die jeweils notwendigen Schritte, insbesondere bei Abweichungen vom ursprünglichen Projektplan, können auf diesem Hintergrund effektiv kommuniziert werden.

Wenn Sie ein Projekt planen, kommen Sie ohne automatisierte Technik nicht aus. Manche Projektleiter werden ihre Planung erstellen als Excel-Tools, in denen durch Formeleingabe entsprechende Automatisierungen vorgegeben werden können.

Es gibt aber auch Cloud basierende Lösungen: Damit lassen sich digital Projektpläne erstellen, die unabhängig von Teams, Standorten und zentral für alle Beteiligten zeitgleich einsehbar sind. Eine solche Softwarelösung deckt alle genannten Aspekte ab. Es eignen sich auch wunderbar Projektplan-PDF Vorlagen, die in der Cloud geteilt werden und so von allen Beteiligten gesehen und bearbeitet werden können. Hier kann man sich 14 Templates für einen Projektplan downloaden.

Hohe Benutzerfreundlichkeit ermöglicht einen schnellen Einstieg auch ohne aufwändige Einarbeitung. Einmal eingesetzt, wächst ein solches Tool mit den erstellten Projekten mit: Es lassen sich wiederkehrende Prozesse erfassen und darstellen, daraus generieren Sie Ihre interne Standards. Das Wissen aus bisherigen und allen künftigen Projekten wird erhalten, kein Knowhow geht mehr verloren, etwa durch Weggang wichtiger Mitarbeiter.

6) Das Ungeplante einplanen

Wie schon bei den einzuplanenden Puffern für Einsatz von Zeit und Personal deutlich wurde: Projekte entwickeln Eigendynamik und produzieren nicht kalkulierbare Probleme. Je nach Charakter und Projekterfahrung wird man das als Projektleiter verfluchen oder als interessant bewerten.
Wie plane ich also ein Projekt? Ich plane Ungeplantes ein!

Fassen Sie zu erwartende Probleme ins Auge. Bedienen Sie sich dafür auch aus dem Rückblick auf frühere Projekte und eventuell aus bereits mit geeigneter Software erfassten Standardwerten.
Hier stoßen Sie beispielhaft auf Dinge wie

• Ferien und Urlaube für Teammitglieder
• Feiertage
• resultierende Abweichungen, wenn Projekte bundeslandübergreifend oder international geplant werden
• Besonderheiten in der Kooperation mit externen Teams
• Aspekte sogenannter „höherer Gewalt“ wie Streiks, politische Unruhen, Epi- und Pandemien u. a.

Schaffen Sie im Blick auf solche zu erwartenden Schwierigkeiten klare Befehlshierarchien. Legen Sie die Schlüsselkontakte im Projekt fest. Kommunizieren Sie souverän die möglichen Risiken. Tauchen diese tatsächlich auf, ist die Wahrscheinlich deutlich höher, dass ein Team im Schulterschluss zusammensteht und gemeinsam Lösungen findet.

Der Startschuss – vom Planen zum Handeln

Irgendwann kommt der Punkt, an dem Theorie zur Praxis wird, das Schiff den sicheren Hafen verlässt und in See sticht. In der Geschäftswelt wird das gerne als Kick-off bezeichnet.

Mit Blick auf das bisher Geschaffte kann man bilanzieren: Eine Agenda ist entstanden, alle am Projekt Beteiligten sind auf gleichem Stand, was Projektziele, Prozesse, Rollen und Zeitplan angeht. Berichten Sie folglich den Stakeholdern in einem Meeting über den Stand der Projektplanung unmittelbar vor dem Start:

• Gehen Sie auf Projektziele ein, wenn sich diese in der Projektplanung geändert haben.
• Benennen Sie den wirtschaftlichen Wert des Projektes.
• Stellen Sie dar, wie Projektaufgaben die Anforderung an das Projekt in Gänze abdecken.
• Stellen Sie auch das nun vorliegende Gantt-Diagramm vor.
• Machen Sie Kommunikationswege transparent und zeigen Sie, wo sich Stakeholder Informationen einholen können, etwa über digitale Pflichtenhefte.
• Versichern Sie sich des Rückhaltes durch Ihr Projektteam: Hier sind Sie als Leader mit Ihren Soft Skills gefragt. Begeistern Sie für eine spannende und lehrreiche Reise.
• Erkennen Sie die Vorteile und Stärken, die entstehen, wenn Sie vor Projektbeginn auf die zu erwartenden Risiken hinweisen (das schafft Vertrauen in die Führung und eigene Lösungskompetenz).

Projekte sind stets so gut wie ihre Projektplanung – wenn diese offen für unbekannte Größen ist.
Lernen Sie daher, Ihrer Planung zu vertrauen. Wenn der Projektplan zum Beispiel In turbulenten Zeiten nicht mehr angemessen scheint, ändern Sie ihn nie ohne wirklich triftige Gründe. Halten Sie eher am Projektplan fest – und ziehen Sie ihn durch.

Projektplan PDF-Vorlage

(Titelbild: iStock.com/AndreyPopov)