In Projekten zählt nicht nur, was getan wird – sondern auch, wie gut der Überblick gewahrt wird. Der Projektstatusbericht ist ein zentrales Instrument, um Projektfortschritt, Risiken und offene Punkte auf einen Blick darzustellen. Doch viele Teams kämpfen mit der Umsetzung: entweder fehlt die Struktur, oder die Software ist überdimensioniert.
Wenn Sie auf der Suche nach einer einfachen, klaren und zeitsparenden Lösung sind, ist Excel ein hervorragendes Werkzeug. Und mit der richtigen Vorlage sparen Sie sich sogar den Aufbau – in diesem Beitrag zeigen wir Ihnen:
- Warum Projektstatusberichte unverzichtbar sind
- Welche Inhalte hineingehören
- Wie Sie einen Statusbericht mit Excel selbst aufbauen
- Warum sich der Griff zur kostenlosen Vorlage oft mehr lohnt
Warum ein Projektstatusbericht so wichtig ist
Ein Projektstatusbericht ist weit mehr als eine Pflichtübung für Projektleiterinnen und Projektleiter. Er ist ein Kommunikationswerkzeug, das Orientierung schafft – sowohl intern im Team als auch extern gegenüber Auftraggebern oder Stakeholdern.
Ein gut gemachter Bericht ermöglicht:
- eine schnelle Standortbestimmung des Projekts
- das Erkennen von Risiken, bevor sie eskalieren
- eine transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten
- eine lückenlose Dokumentation des Projektverlaufs
Gerade in agilen oder dynamischen Umfeldern bietet der Statusbericht eine wichtige Konstante.
Was sollte ein Projektstatusbericht beinhalten?
Auch wenn jedes Projekt individuell ist – die Struktur eines guten Statusberichts folgt meist einem ähnlichen Muster. Er sollte die wichtigsten Bereiche des Projekts knapp, aber aussagekräftig beleuchten.
1. Allgemeine Projektdaten
- Projekttitel
- Aktueller Berichtszeitraum
- Projektverantwortliche*r
- Optional: Meilensteinbezug oder Statuszeitpunkt
2. Statusbewertung nach Bereichen
Hier geht es darum, die wichtigsten Themenfelder des Projekts kompakt zu bewerten:
- Zeitplanung – Halten wir unseren Terminplan ein?
- Budget – Bleiben die Kosten im Rahmen?
- Qualität – Werden Anforderungen erfüllt?
- Ressourcen – Stehen alle nötigen Kapazitäten zur Verfügung?
- Risiken – Gibt es aktuelle oder neue Risiken?
Die Bewertung erfolgt idealerweise per Ampelsystem:
- 🟢 Grün: alles im Plan
- 🟡 Gelb: leichte Abweichungen
- 🔴 Rot: akuter Handlungsbedarf
3. Erläuterungen und Kommentare
Die Ampelfarbe alleine reicht nicht – erst durch kurze Kommentare wird der Bericht aussagekräftig. Warum ist ein Bereich auf „Gelb“? Welche Maßnahmen werden ergriffen?
Ein guter Statusbericht benennt Probleme offen, ohne Schuldzuweisungen. Der Fokus liegt immer auf Lösungen.
4. Nächste Schritte
- Welche Maßnahmen stehen als Nächstes an?
- Wer ist wofür verantwortlich?
- Gibt es Fristen oder Entscheidungspunkte?
Warum Excel das ideale Tool für Statusberichte ist
Zugegeben: Projektstatusberichte lassen sich auch in PowerPoint, Word oder spezialisierten Tools wie MS Project oder Confluence darstellen. Aber viele Teams – vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen – greifen ganz bewusst zu Excel. Und das aus guten Gründen:
Vorteile von Excel:
- Keine zusätzliche Software notwendig
- Nahezu überall verfügbar
- Individuell anpassbar
- Schnell erlernbar und leicht zu pflegen
- Ideal für einfache oder mittelgroße Projekte
Mit Excel können Sie Ihre Berichte direkt selbst gestalten – visuell, strukturiert und mit so viel Tiefe, wie Sie brauchen. Und: Sie behalten die volle Kontrolle über Format, Datenstruktur und Weitergabe.
Schritt für Schritt: So erstellen Sie Ihren Projektstatusbericht in Excel
Wenn Sie mit Excel Ihre eigene Projektstatusbericht-Vorlage erstellen möchten, gehen Sie so vor:
1. Tabellenstruktur aufbauen
Erstellen Sie eine Tabelle mit drei Spalten:
| Bereich | Status (Ampel) | Kommentar |
| Zeitplanung | Grün | alles im Plan |
| Budget | Gelb | leicht über Soll |
| Qualität | Rot | Fehler in Phase 2 |
2. Dropdown-Felder für Statusangaben erstellen
Verwenden Sie die Datenüberprüfung, um Statuswerte wie „Grün“, „Gelb“ und „Rot“ als Dropdown-Liste einzurichten. Das reduziert Fehler und vereinfacht die Pflege.
Excel-Pfad:
Daten → Datenüberprüfung → Liste → Eingabewerte: „Grün, Gelb, Rot“
3. Bedingte Formatierung einfügen
Damit die Statuswerte farbig erscheinen, nutzen Sie die bedingte Formatierung:
- Grün = positiver Projektstatus
- Gelb = Warnung / erhöhte Aufmerksamkeit
- Rot = kritischer Punkt, Handlungsbedarf
Excel-Pfad:
Start → Bedingte Formatierung → Neue Regel → Formel verwenden
Beispiel:
=B2=“Rot“ → Zelle rot einfärben
4. Kommentarfeld nutzen
Diese Spalte ist für kurze Erläuterungen gedacht. Der Status wird so nachvollziehbar und bietet einen echten Mehrwert – auch für Leser*innen ohne Projektkontext.
5. Weitere Möglichkeiten
Wer technisch etwas versierter ist, kann die kostenlose Projektmanagement Excel-Vorlage erweitern – z. B. um:
- Fortschrittsanzeigen mit Datenbalken
- Automatische Aktualisierung des Berichtsdatums
- Diagramme für Übersicht (z. B. Anzahl roter Bereiche)
Die bessere Lösung: Nutzen Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage
Umfang: 1 Datei
Format: .zip, .xlsx
Preis: Gratis
Natürlich können Sie all das selbst erstellen – oder: Sie nutzen einfach unsere gratis Excel-Vorlage für Projektstatusberichte.
Diese enthält:
- ✔️ Eingebaute Dropdowns
- ✔️ 3 Ampelfarben
- ✔️ Kommentarfelder
- ✔️ Übersichtliches Layout
- ✔️ Keine Makros oder komplizierte Formeln
Ideal für:
- Regelmäßige Statusberichte in kleinen Teams
- Projektleiter*innen ohne PM-Tool
- Kundenupdates ohne großen Aufwand
- Interne Abstimmungen mit Management oder Fachabteilungen
Projekt-Statusberichte effizient gestalten – mit der richtigen Excel-Vorlage
Ein Projektstatusbericht muss nicht kompliziert sein. Im Gegenteil: Die besten Berichte sind einfach, klar strukturiert und ehrlich. Mit Excel haben Sie ein flexibles Werkzeug zur Hand – und mit unserer kostenfreien Vorlage sparen Sie sich auch noch den Aufbau.
Sie müssen kein Excel-Profi sein, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Nutzen Sie die Vorlage, passen Sie sie auf Ihr Projekt an – und konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich zählt: Ihr Projekt zum Erfolg führen.
