Was sind die Vorteile eines Projektstatusberichts? Und wie erstellen Sie einen solchen? Hier erfahren Sie, welche Inhalte rein müssen und wie Sie mit Hilfe einer PDF-Vorlage schnell Ihren Bericht zusammengestellt haben.
Definition: Was ist ein Projektstatusbericht?
Berichte an die Stakeholder – das ist Normalität für Projektmanager. Anfangs will man damit für die Initiierung eines Projektes werben. Mit dem Projektabschlussbericht am Ende wird ein Projekt formal beendet und im besten Fall der Keim für ein neues Projekt gesetzt.
Oft wird aber auch gewünscht, zwischendurch und zu jeder Zeit den Projektstatus einsehen zu können. In diesem Falle erhalten Stakeholder, aber auch Führungsgremien im Unternehmen und das Projektteam selber regelmäßig Projektstatusberichte.
Sie geben Aufschluss über den aktuellen Stand des Projekts und vermitteln, ob alles ok bzw. gut läuft oder ob Handlungsbedarf besteht.
Vom Nutzen eines Projektstatusberichts
Manche Projektleiter empfinden eine solche Berichtspflicht als lästig. Es scheint ihnen mit Zusatzarbeit verbunden, für die sie vermeintlich nur wenig Zeit übrighaben. Wer so denkt, der übersieht den Nutzen, den der Projektstatusbericht für den Projektleiter selber und das Projekt hat. Sie beschäftigen sich sowieso mit allen auftauchenden Fragen, Problemen, Risiken und Veränderungsanpassungen. Gießen Sie all dies in eine feste Form, nämlich den Projektstatusbericht, dann wächst Ihre eigene Klarheit über den Projektprozess.
Sie wollen als Projektleiter und auch als Führungskraft begründen können, warum Sie bestimmte Entscheidungen treffen. Mit dem Projektstatusbericht an entscheidende Gremien im Außen oder im Projektteam geben Sie das Wissen weiter, das Sie sowieso haben müssen. Je souveräner Sie Erfolge, aber auch Risiken und Probleme und Ihre entsprechenden Lösungsstrategien zu präsentieren vermögen, umso mehr steigt Ihr Ansehen als Projektleiter.
Berichte über den aktuellen Status können Teamarbeit fördern
Wenn alle Projektbeteiligten stets auf Stand sind, fördert dies die Zusammenarbeit in Teams. Jeder weiß, was er zu tun hat, bzw. bei Unklarheiten, welche Fragen jetzt wichtig und zu stellen wären. Die beliebte Ausrede, dass man davon gar nicht gewusst hätte, die kann nicht mehr verwendet werden. Zugleich gibt diese Klarheit allen Projektbeteiligten ein Gefühl von Zutrauen und Optimismus.
Die Frequenz der geteilten Projektstatusberichte hängt von der Projektdauer ab und letztlich natürlich von den Wünschen der Stakeholder: Sie bewegt sich zwischen wöchentlich bis monatlich. Meist bekommen Sie und alle Beteiligten im Projekt ein Gefühl für eine sinnvolle Handhabung. Wichtig ist, dass für alle die Kontinuität und Routine dieser Projektberichte erkennbar ist. Es sollte nicht der Eindruck entstehen, dass die Reports motiviert sind als Reaktion auf äußere Umstände.
Der Projektstatusbericht sorgt für Zeitgewinn
Die Zeit und der Aufwand, einen Projektstatusbericht zu erstellen, lässt sich durch geeignete Softwaretools oder passende Vorlagen, bspw. im PDF-Format, sehr gering halten. Das sollte Sie als Projektleiter motivieren, dieses Format in jedem Fall zu etablieren, falls es im Unternehmen nicht schon längst Standard ist.
Ein weiterer Zeitgewinn steckt darin, dass der Projektstatusbericht allen Teammitgliedern und nach Absprache weiteren Personen zentral zur Verfügung gestellt wird. Somit kann auf die Informationen individuell und ohne vorherige Absprachen zurückgegriffen werden. Die sonst notwendigen, zeitraubenden und üblichen Statusbesprechungen können so entfallen. Bedenken Sie einmal, wieviel E-Mails Sie nicht mehr schreiben und Telefonate Sie nicht mehr führen müssen.
Es bleibt Zeit für wichtige Meetings, etwa zur Klärung von Fragen oder Erläuterungen des Projektstatusberichts für Stakeholder bei Veränderungswünschen und neuem Steuerungsbedarf. Auch lösungsorientierte Brainstormings auf Grundlage regelmäßig geteilter Statusberichte sind effektiver und bringen Projekte in schwierigen Phasen voran. Wir schlagen folgende Gliederung des Projektstatusberichts in 4 Abschnitte vor:
1. Projektstatusbericht – Starten Sie mit einer Übersicht
Hier an den Anfang platzieren Sie zentrale Informationen. Sehen Sie es analog zum tabellarischen Lebenslauf in einer Bewerbung: So wie Personalchefs oft nie die ganze Bewerbung lesen, schauen sich Stakeholder oft nur die Übersicht genau an und lesen den Rest quer. Sie sollten dann die wichtigsten Informationen erhalten haben. Typischerweise kann man hier eine Dreigliederung vorgeben:
- Projektdetails: Projekttitel, Name Projektmanager, Projekt Code, Datum …
- Fortschritte im Einzelnen: Qualität, Risiken, Budget, Zeitplan, Fortschritte in Prozentangabe
- Fortschritte im Überblick: Projektziele und erreichte Meilensteine, Zeitüberschreitungen oder -unterschreitungen, Budget im Minus oder Plus usw.
Für weitere Punkte sollten Sie im Geiste die Perspektive der Stakeholder etc. einnehmen: Was ist für die jeweilige Zielgruppe von Interesse?
Gerade für die schnelle Draufsicht ist eine gute grafische Darstellung entscheidend. Aktuelle Statusangaben zu verschiedenen Themen lassen sich gut im Ampelcode wiedergeben:
- Sofortiger Handlungsbedarf (eventuell auch durch angesprochene Entscheider): ROT
- Probleme: GELB
- Alles läuft nach Plan: GRÜN
Eventuell ist in einer Legende anzugeben, was etwa beim Thema einer Budgetierung Status GELB bedeutet, z.B. Überschreitung um 10 Prozent, höher ergibt Status ROT.
2. Meilensteine und Zwischenresultate
Wie gezeigt sollten Sie auch folgend stets eine Visualisierung der Daten anstreben: Jede Darstellung lässt den jeweiligen Aspekt erlebbar werden. Die Verwendung von Farben wurde beispielhaft bereits erwähnt. Für Prozentangaben bieten sich Tortendiagramme an, für Verläufe Gantt-Diagramm oder Säulen usw.
Zentraler Punkt hier sind die in der Projektplanung definierten Meilensteine. Über gut getimte Meilensteine lässt sich hochrechnen, ob die Fertigstellungsfrist für ein Projekt erreichbar ist. Hier sollte für jeden Teilabschnitt zwischen den Meilensteinen miteinander ins Verhältnis gesetzt werden:
- Start- und Zieldatum geplant
- Start- und Zieldatum real
- Grad der Vollständigkeit in Prozent
Gerade bei den Details und im Falle notwendiger Korrekturen ist es hilfreich, folgende ergänzende Angaben sofort abrufen oder einblenden zu können:
- Symbol für Fortschritt in Prozent
- Namensnennung der Verantwortlichen bzw. des Teams
- Beginn und Abschluss als Daten für jeweilige Teilaufgaben
3. Management von Problemen, Risiken und Änderungswünschen
Meistens liegen im Projektverlauf irgendwann Hinweise auf Probleme, Risiken und Änderungswünsche vor. Bei Risiken ist ein schnelles Erkennen und Gegensteuern entscheidend, eventuell für das Wohl des ganzen Projekts. Als Darstellung bietet sich hierbei eine chronologische Listung an.
Hierzu sollte in jedem Projektstatusbericht vermerkt sein:
Risiken: Hier muss ein Projektmanager stets mit offenen Karten spielen. Alle Risiken, auch neu hinzugekommene, sollten benannt werden. Im Anschluss stellen Sie die geplanten Maßnahmen dar, diese Risiken zu identifizieren, gering zu halten oder ganz auszuschalten.
Probleme: Auch hier werden alle seit dem letzten Projektstatusbericht erkannten Probleme benannt. Dann erläutern Sie die ergriffenen Maßnahmen und strategisches Vorgehen, die Probleme zu lösen.
Änderungswünsche: Diese sollten unbedingt hier erwähnt werden, denn sie erfordern die Aufmerksamkeit und auch das Handeln der Stakeholder oder anderer entscheidender Instanzen des Unternehmens. Dies könnten etwa eine Veränderung des gefassten Zeitplanes, Mehrbedarf an Budget oder Mitarbeiterressourcen oder andere veränderte Anforderungen an das Projekt sein.
Bei regelmäßigen Projektstatusberichten ist eine hohe Selbstähnlichkeit in Form und Darstellung sehr hilfreich und unverzichtbar, umso nützlicher sind einheitlich gestaltete PDF-Vorlagen. Ein neuer Report in typischer Darstellung knüpft psychologisch besser an den vorigen Bericht an. Die verschiedenen genannten Kriterien lassen sich so von der Zielgruppe exakt und mit einem Blick vergleichen und eventuelle Veränderungen besser wahrnehmen.
4. Teamproduktivität
In diesem vierten Abschnitt des Reports geht es um die Teamfortschritte. Hierbei werden zwei Größen abgeglichen: Die realen Ergebnisse der vorangegangenen Woche (bei wöchentlichen Projektstatusberichten) werden mit den prognostizierten Ergebnissen des letzten Projektstatusberichts ins Verhältnis gesetzt. Bei Differenzen dieser Größen müssen die Gründe analysiert und Änderungen besprochen und eingeleitet werden. Dies beeinflusst meist auch die Planung der nächsten Woche: Das eigentlich vorgesehene Arbeitspensum kann eingeschränkt sein durch so notwendig gewordene Nacharbeiten, die natürlich Vorrang haben. An dieser Stelle macht sich dann positiv bemerkbar, wenn Sie als Projektleiter in Ihre Zeitplanung regelmäßig Zeitpuffer eingebaut haben.
Praxistipps für den perfekten Projektstatusbericht
Gute bildliche Darstellung: Wie schon oben beschrieben, kommen Sie dem Leser Ihres Reports sehr entgegen, wenn Sie Ihre Ergebnisse augenfreundlich darstellen. Schon jedes Worddokument besitzt entsprechende Tools zur bildlichen Darstellung von Daten oder Sie nutzen vorgefertigte PDF-Vorlagen mit Darstellungen, die Sie nur noch durch Ihre Daten zu ergänzen brauchen.
Wichtiges vorneweg: Aus Studien, aber auch aus der eigenen Anschauung kann man schließen, dass meist der Beginn einer Dokumentation genauer wahrgenommen und das Folgende eher quergelesen wird. Alles Wichtige sollten Sie an den Anfang stellen und anders als bei einer guten Geschichte keine überraschende Pointe an den Schluss setzen.
So knapp wie möglich: Diese Vorgabe fördert beide vorangegangenen Tipps. Wenig Lesetext stimmt den Leser optimistisch, dass er den Überblick leicht bekommen kann. Stichworte oder Auflistungen mit Spiegelstrichen wie bei PowerPoint Präsentationen sind gute Stilmittel. Dies fördert die Aufmerksamkeit des Betrachters. Je knapper und präziser Ihre Aussagen sind, umso besser lassen sie sich auch bildlich gut darstellen. Natürlich muss alles Relevante dennoch enthalten sein.
Projektstatusbericht – auf den Punkt gebracht
Diese Form des Zwischenreports bringt alle wichtigen Personen zeitgleich, aber nicht zwingend synchron, auf den aktuellen Projektstand. Für Sie selber ist der Projektstatusbericht der wichtigste Faktor für Überwachen und Steuern des Projekts. Eine souveräne und klare Gestaltung stellt Ihre Eignung als Projektleiter heraus – auch bei schwierigem Projektverlauf.
(Titelbild: iStock.com/anyaberkut)