Wer Projektarbeit kennt, der weiß, dass sich Projekte manchmal wie sonderliche Wesen gebärden:
Sie werden immer komplexer, ändern ihr Aussehen, entziehen sich immer wieder oder wachsen einem über den Kopf.
Was einem Projektleiter hilft, ist so früh als möglich einen Projektsteckbrief zu erstellen. Das Projekt und alle wichtigen Fakten dazu bleiben so stets auf einen Blick erkennbar.
Was ist ein Projektsteckbrief?
Am Anfang ist ein wenig Sprachverwirrung zu entflechten. Je nach Unternehmen und Sprachgebrauch hat der Projektsteckbrief auch andere Namen, unter denen er auftritt: Er heißt dann auch Projektdefinition, Projektantrag, Projektauftrag oder Projektübersicht.
Wo überwiegend englisch gesprochen wird oder viele Anglizismen verwendet werden, heißt der Projektsteckbrief Project Charter oder auch Project One Pager.
Das letzte Wort gibt einen konkreten Hinweis für den angestrebten Umfang: Auf einen Blick informiert zu werden geht am besten mit einem Blatt, mit einer Präsentationsfolie oder einer Bildschirmseite.
Dies ist kein Muss, aber bei mehr als 2 Seiten ist die Grundidee nicht mehr wirklich da: Eine knappe Projektbeschreibung, die maßgebliche Informationen zu Sinn, Kosten und Dauer eines Projektes auf einen Blick zur Verfügung stellt.
Sinn und Zweck eines Projektsteckbriefes
Wer sich mit dem Scheitern von Projekten beschäftigt, der stößt mitunter auf eine der folgenden Metaphern:
- Das Projekt ist aus dem Ruder gelaufen.
- Die Projektleiter haben den Überblick verloren.
- Eine nötige Kurskorrektur in einem Detailbereich wurde nicht vorgenommen.
- Aber auch: Das Projekt kam nicht zustande, weil sein Sinn nicht erkennbar wurde.
Aus den Bildern wird einmal erkennbar, was der Projektsteckbrief sein kann: Eine prägnante Orientierungshilfe, die wie ein Kompass, eine Landkarte oder ein Leitstern am Himmel den Weg weist.
Zum zweiten sollte der Steckbrief sehr früh erstellt werden, denn er kann schon vor Projektbeginn eine wichtige Funktion haben: Er soll Werbung für das Projekt machen und die Zustimmung der Auftraggeber gewinnen. Im Verlauf kann und muss darauf zurückgegriffen werden, um als Projektleiter sich selbst oder das Projekt vor unrealistischen Erwartungen und Ansprüchen zu schützen.
Der Projektsteckbrief als ständiger Begleiter hat für Projektleiter einen korrigierenden Aspekt: Gemäß dem Sprichwort „der Teufel steckt im Detail“ ziehen Projekte die Aufmerksamkeit der Beteiligten in immer tiefere und immer kleinteiligere Ebenen. Der notwendige Blick mit dem Projektsteckbrief von hoch oben auf das Ganze lässt einen dann als Kontrast trotz lauter Bäume auch wieder das Ganze, eben den Wald, sehen.
Wie man den Projektbrief erstellt
Aus seiner Entwicklung heraus war (und ist teilweise immer noch) die klassische Form des Projektsteckbriefes das PDF Dokument. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- PDFs sind den meisten Menschen vertraut.
- Grundsätzlich lassen sich die wichtigsten Aspekte damit realisieren, denn sie können editiert oder ausgedruckt bearbeitet werden.
- Es gibt Projektsteckbrief PDF Vorlagen, die nach dem Download direkt zur Nutzung bereitstehen.
Alternativ kann man auf eine anspruchsvollere Lösung zurückgreifen – idealerweise digital und online. Das gilt besonders, wenn Mitarbeiter eines Projektteams überregional zusammenarbeiten müssen. Eine passende Software macht den Zugriff auf den Projektsteckbrief und auch andere Dokumente auch außerhalb des Büros und von diversen mobilen Geräten möglich. Das sollte nicht nur für den Projektleiter, sondern für alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter funktionieren.
Der Projektsteckbrief ist in Echtzeit stets zugängig, ebenso wie Ergänzungen, Bemerkungen oder Korrekturen, die berechtigte Personen vornehmen können. Eine Software ermöglicht das – aber auch eine PDF, die bspw. über Google Drive geteilt und gemeinsam bearbeitet wird, ist hier bestens geeignet.
Inhaltliche Gestaltung eines Projektsteckbriefs
Wie erwähnt ist das markante Kennzeichen des Projektsteckbriefs das kurze Format. Die Inhalte füllen idealerweise eine Din-A4 Seite. Die inhaltliche Gestaltung variiert je nach Unternehmen, Projekt und Projektgröße. Die Kunst ist, einen Projektsteckbrief mit so wenig Aufwand an Arbeit und Aktualisierungsbedarf und optimaler Nutzungsfähigkeit zu kreieren. Hier eine beispielhafte Gliederung:
Projekttitel
Hier wird der offizielle Name des Projektes und der des bereits eingesetzten oder vorgesehenen Projektleiters benannt. Der aktuelle Sachstand sollte an einem Datum erkennbar sein, das bei Änderungen am Dokument sich aktualisiert.
Projektziele
Die Sinnhaftigkeit eines jeden Projektes wird gemessen an der Erfüllung eines bestimmten Zweckes und sollte einem Unternehmen einen eindeutigen und quantifizierbaren Ertrag einbringen. Der kann auch in einem Gewinn an Knowhow bestehen oder in der Verifizierung einer unternehmenswichtigen Annahme.
Projektinhalte
An dieser Stelle sollte der Kern des Projektes unter Nennung und Präzisierung zugehöriger Phasen und Meilensteine, Ressourcen und Resultate stehen. Neben Aufgaben und Aktivitäten ist der Projektumfang, auch Scope genannt, zu definieren. Er legt fest, was inner- bzw. außerhalb des Umfangs eines Projektes verortet ist. Nur das präzise Vorgehen an diesem Punkt macht eine spätere Bewertung der Ergebnisse möglich. Auch schützt es das Projektteam vor möglichen nicht redlichen Ansprüchen an das Projekt, die so nachweislich als nicht innerhalb des Projektumfanges gelegen abgewiesen werden können.
Projektbeteiligte
Personen, die auf das Projekt einwirken, sind hier namentlich zu nennen, also auch Stakeholder, die vom Projekt betroffen sind. Zu den Namen gehören betriebsinterne oder -externe Positionen, Rollen und Funktionen mit zeitlichem Umfang ihres Mitwirkens. Genauso wichtig sind alle Entscheider, Anwender, Nutzer, Profiteure und natürlich Kunden.
Projekt-Zeitrahmen
Jedes Projekt ist in seiner Einmaligkeit nur skalierbar und zu beherrschen, wenn es einen festen zeitlichen Start- und Zielpunkt hat inklusive aller wichtigen Zwischenschritte.
Finanzielle und zeitliche Ressourcen des Projekts
Unter der Rubrik Finanzen sind alle Sachkosten sowie Kosten für internes und externes Personal zu addieren. Eingesetzte Arbeitszeit ist aufzurechnen und wird klassisch definiert in Personen- bzw. Arbeitstagen.
Projektrisiken
Wer Risiken erkennt und benennt, strahlt Souveränität und Umsicht aus. Es wäre daher falsch, beim Versuch, Unterstützung für das Projekt zu gewinnen, nicht darauf einzugehen. Man sollte es auf drei Varianten beschränken, die am wahrscheinlichsten eintreten könnten. Diese sollten aber mit geschätztem möglichen Schaden und Wahrscheinlichkeit dokumentiert sein.
Weitere Projektdetails
Je nach Projekt, Unternehmen und Projektleiter werden noch weitere Angaben im Projektsteckbrief gemacht:
- Beschreibungen des aktuellen Ist-Zustandes
- definierte Prioritäten
- Legende zu verwendeten Kürzeln
- Status des Projekts wie vorgelegt, akzeptiert, abgelehnt usw.
Diese Punkte verweisen auf den praktischen Einsatz des Dokuments, auf den folgend eingegangen wird.
Der Projektsteckbrief in der Anwendung
Zum Kick-Off sollte der Projektsteckbrief vorliegen, am besten aber schon vor Start des Projektes: Er kann effektiv zur Klärung eines möglichen Auftrages und Werbung für die Unterstützung eines möglichen Projekts gute Dienste leisten.
Warum?
Um die Freigabe für ein Projekt zu bekommen muss man den Entscheidungsträgern solide Informationen geben, auf deren Hintergrund diese eine verantwortungsvolle Entscheidung treffen können. Budget und Zeitrahmen sind entscheidende Faktoren sowie der mögliche Nutzen für das Unternehmen. Gerade weil letzterer den Initiatoren eines Projekts so selbstverständlich klar erscheint, vergessen manche den eingeschränkten Blickwinkel der inhaltlich außenstehenden Geschäftsführung.
Gerade die Knappheit des Projektsteckbriefs ist hier Prüfstein: Eine gute Idee muss mit wenigen Worten erklärt werden können.
Als Metapher mag die bekannte Übung „Elevator Pitch“ aus dem Managementtraining dienen: Bei einer angenommenen Fahrt im Fahrstuhl von etwa 30 Sekunden hat ein Mitarbeiter die Chance, einem Entscheider den Kern einer Idee mitzuteilen, ihn zu begeistern und für ein ausführliches Gespräch zu gewinnen.
Der Nutzen des Projektes für ein Unternehmen ist nicht immer ein direkter pekuniärer Gewinn. Dann ist es umso wichtiger, einem Nicht-Insider solche sekundären Vorteile eines neuen Tools deutlich zu machen, die beispielhaft so lauten könnten:
- Reduzierung von Arbeitsunfällen um 10 Prozent inklusive geschätzte Kostenersparnis.
- Reduzierung von Ausschuss in der Produktion um 8 Prozent inklusive geschätzte Kostenersparnis.
- Senkung von Wartungskosten, geschätzte Kostenersparnis benennen.
- Imageverbesserung eines Unternehmens im Bereich „Ökologie und Nachhaltigkeit“, hier mögliche Verbesserung von Bewertungen oder mögliche anerkannte Zertifizierung in Aussicht stellen.
Als Dokument kann der Projektsteckbrief hier durch die Geschäftsführung abgezeichnet werden, was die Genehmigung des Projekts formal dokumentiert. Alle maßgeblichen Informationen gehören in erforderliche Kürze in den Projektsteckbrief und werden ergänzt.
Dieser sollte dem Projektteam stets für Einsicht und Eintragungen zur Verfügung stehen, was für eine digitale Lösung spricht wie bspw. das Zur-Verfügung-Stellen eines PDFs via Cloud. Im Laufe des Projekts dient der Projektsteckbrief als Richtschnur und sollte immer wieder unter diesem Aspekt betrachtet werden.
Warum es sich lohnt, den Projektsteckbrief zu erstellen
Das Format als „One Pager“ schafft eine klare und solide Basis. Von hier aus kann man in die Details gehen und immer wieder den Rückweg zu den Kernfragen und -themen finden. Diese Draufsicht ist für verantwortliche Projektleiter unverzichtbar. In Detailfragen mögen und sollen Teammitglieder durchaus einen Kompetenzvorsprung haben. Der Blick auf das Ganze und das Steuern des Projektes entlang des erstellten Projektsteckbriefs aber ist die entscheidende Kompetenz des Projektleiters, vom Beginn bis zum Projektende.
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