12 effiziente ChatGPT Prompts für Excel – inkl. Praxis-Tipps

Excel gehört zu den meistgenutzten Tools im Büroalltag – aber viele Aufgaben darin sind repetitiv oder kompliziert. Genau hier können ChatGPT-Prompts helfen: Sie sparen Zeit, liefern kreative Lösungen und erweitern die Excel-Funktionalität enorm. In diesem Artikel findest du 12 fertige Prompt-Vorlagen, die du sofort einsetzen kannst, inklusive Erklärung und Praxistipp.

Diese 12 ChatGPT Excel Prompts kannst du direkt kopieren

Lege direkt los: Die folgenden 12 Prompts für effizienteres Arbeiten mit Excel kopierst du einfach in ChatGPT. Alle Befehle sind auf Deutsch und praxiserprobt.

Übersicht alle 12 Prompts nach Themen

Level 1: Effizienz-Booster für Einsteiger
(schnell umsetzbar, keine Vorkenntnisse)

1. Datensätze bereinigen
   Strategie, um Leerzeichen, Groß-/Kleinschreibung und Dubletten einheitlich aufzuräumen
2. Diagrammempfehlungen geben lassen
   Auswahl geeigneter Diagrammtypen passend zu Zielgruppe und Daten
3. Formeln debuggen
   Fehlerhafte Formeln Schritt für Schritt analysieren und korrigieren
4. Formeln generieren
   Bedingungen in WENN-Funktionen gezielt umsetzen lassen
5. Texte automatisch zusammenfassen
   Kommentare aus einer Feedback-Spalte in Stichpunkten verdichten

Level 2: Analysen & Auswertungen strukturieren
(Aufbau komplexerer Auswertungen)

6. Pivot-Tabellen automatisiert planen
   Vorschläge für sinnvolle Felder und Zwischenergebnisse in einer Pivot-Tabelle
7. Komplexe IF-Verschachtelungen optimieren
   Unübersichtliche Bedingungen vereinfachen oder durch modernere Funktionen ersetzen
8. Zeitreihen vorbereiten
   Monatsdurchschnitte, gleitende Durchschnitte und Trends automatisch strukturieren
9. Budgetplanungen unterstützen
   Jahresbudgets mit Einnahmen, Ausgaben und Rücklagen logisch aufbauen
10. Auswertungen kommentieren lassen
    Wichtige Erkenntnisse aus Zahlenmaterial prägnant zusammenfassen
    
    Level 3: Automatisierung mit Makros / VBA
    (Profi-Level)
    
11. Duplikate mit VBA blockieren
    Makro, das doppelte Rechnungsnummern sofort verhindert und zurücksetzt
12. Aufgaben automatisieren mit Makros
    Makro zur Entfernung leerer Zeilen für saubere Datenbestände

1. Datensätze bereinigen

Prompt

„Ich habe eine Excel-Tabelle mit unsauberen Einträgen (z.B. Leerzeichen, Groß-/Kleinschreibung, doppelte Einträge). Erstelle einen Plan, wie ich diese Spalten konsistent bereinige, und nenne dazu passende Excel-Formeln.“

Nutzen
Viele Excel-Tabellen sind fehlerhaft oder uneinheitlich. ChatGPT liefert eine klare Schritt-für-Schritt-Strategie und schlägt dafür passende Funktionen wie TRIM, PROPER oder UNIQUE vor.

Tipp
Den Prompt ergänzen, indem du Beispiele deiner echten Daten anhängst – so kann ChatGPT noch präzisere Lösungen vorschlagen.

2. Diagramm-Empfehlungen geben lassen

Prompt

„Welche Diagrammtypen passen am besten, wenn ich Umsatzentwicklung über die letzten 12 Monate darstellen möchte?“

Nutzen
Oft sind Diagramme missverständlich oder unpassend. ChatGPT hilft dir, den richtigen Visualisierungstyp auszuwählen, z.B. Liniendiagramm oder Säulendiagramm.

Tipp
Beschreibe zusätzlich deine Zielgruppe (z.B. Geschäftsführung vs. Fachabteilung) – das beeinflusst die Empfehlung.

3. Excel-Formeln debuggen

Prompt

„Ich bekomme einen Fehler in dieser Formel: =SUMMEWENN(A:A; „>100“; B:B). Analysiere den Fehler und korrigiere die Formel.“

Nutzen
Fehler in Formeln kosten viel Zeit. ChatGPT kann die Formel Zeile für Zeile analysieren und Verbesserungsvorschläge liefern.

Tipp
Immer die konkrete Fehlermeldung mit angeben – so wird die Antwort von ChatGPT noch genauer.

4. Formeln generieren lassen

Prompt

„Schreibe mir eine Excel-Formel, die in Spalte B prüft, ob der Wert größer als 500 ist, und falls ja, den Text ‚Hoch‘ ausgibt, sonst ‚Niedrig‘.“

Nutzen
Schneller als jede Recherche liefert ChatGPT sofort funktionierende Formeln.

Tipp
Falls deine Excel-Version Englisch nutzt, bitte explizit um die englischen Funktionsnamen.

5. Texte automatisch zusammenfassen

Prompt

„Fasse mir die Kommentare aus einer Feedback-Spalte in Stichpunkten zusammen: [hier Kommentare einfügen]“

Nutzen
Gerade bei offenen Texteingaben ist ChatGPT eine riesige Hilfe, um schnell Überblick zu bekommen.

Tipp
Falls die Kommentare vertraulich sind, unbedingt anonymisierte Beispiele nutzen.

6. Pivot-Tabellen automatisiert planen

Prompt

„Analysiere die folgenden Rohdaten und schlage mir konkrete Spaltenfelder, Wertefelder und Filter vor, um daraus eine Pivot-Tabelle für Monatsumsätze je Produktkategorie zu erstellen. Bitte gib auch die Zwischenergebnisse in einer Beispieltabelle an. Hier sind die Rohdaten:
Produkt | Monat | Umsatz
Produkt A | Januar | 1200
Produkt B | Januar | 900
Produkt A | Februar | 1500
Produkt B | Februar | 1100
[… weitere Einträge …]“

Nutzen
ChatGPT kann damit nicht nur die Pivot-Struktur vorschlagen, sondern gleich eine praxisnahe Beispieltabelle erzeugen, die du direkt übernehmen kannst.

Tipp
Ersetze die Beispieldaten durch deine eigenen Tabellenwerte — je mehr Zeilen du mitgibst, desto präziser wird die Pivot-Empfehlung.

7. Komplexe IF-Verschachtelungen optimieren

Prompt

„Ich habe eine verschachtelte IF-Formel mit mehreren Bedingungen. Kannst du mir helfen, diese in eine übersichtlichere Formel oder in die WENN-Funktion mit XVERWEIS zu überführen?“

Nutzen
Verschachtelte IFs werden schnell unübersichtlich. ChatGPT hilft, diese besser zu strukturieren oder durch modernere Funktionen zu ersetzen.

Tipp
Immer die komplette Formel mitsenden!

8. Zeitreihen automatisch vorbereiten

Prompt

„Erstelle mir eine Excel-Vorlage, die automatisch monatliche Durchschnittswerte, gleitende Durchschnitte und Trendberechnungen aus einer Zeitreihe ableitet. Bitte definiere die notwendigen Formeln und das Layout.“

Nutzen
Anstatt nur zu fragen, welche Tools man dafür nutzt, kannst du ChatGPT aktiv die Struktur einer kompletten Analyse-Tabelle inklusive Formeln entwerfen lassen.

Tipp
Wenn du willst, kannst du im Prompt auch direkt den Zeitraum und die Frequenz (z.B. Monats- oder Wochenwerte) angeben.

9. Budgetplanungen unterstützen

Prompt

„Ich plane ein Jahresbudget in Excel. Welche Struktur sollte ich für Einnahmen, Ausgaben und Rücklagen wählen?“

Nutzen
Strukturierte Budgets vermeiden Chaos und erleichtern die Finanzplanung.

Tipp
Gib an, ob du monatlich oder quartalsweise planen willst – das ändert die Tabellenstruktur.

10. Auswertungen kommentieren lassen

Prompt

„Erstelle mir eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse aus dieser Auswertung: [Tabellenbeschreibung einfügen].“

Nutzen
ChatGPT kann nicht nur Zahlen darstellen, sondern auch interpretieren und für den Leser verständlich aufbereiten.

Tipp
Ergänze Ziele oder Erwartungen, damit ChatGPT gezielter kommentieren kann.

11. Aufgaben automatisieren mit Makros

Prompt

„Hilf mir, ein einfaches VBA-Makro zu erstellen, das alle leeren Zeilen in meinem Arbeitsblatt löscht.“

Nutzen
Auch Einsteiger können sich so an Automatisierungen in Excel heranwagen, ohne gleich VBA-Experten sein zu müssen.

Tipp
Erkläre genau, ob wirklich alle leeren Zeilen oder nur bestimmte gelöscht werden sollen.

12. Duplikate mit VBA blockieren

Prompt

„Schreibe mir ein VBA-Makro, das verhindert, dass in Spalte A doppelte Rechnungsnummern eingetragen werden. Wenn der Nutzer einen doppelten Wert eingibt, soll eine Meldung erscheinen und der Eintrag rückgängig gemacht werden.“

Nutzen
Weil normale Datenvalidierung hier nicht ausreicht, kann ChatGPT per Makro einen echten „Stopp“ beim Eintragen doppelt vergebener Rechnungsnummern erzeugen — so wie es die meisten sich eigentlich wünschen.

Tipp
Falls du keinen Makro-Einsatz willst, kann ChatGPT alternativ eine Formel für eine Hilfsspalte erstellen, die doppelte Einträge markiert — das ist aber nur zur Sichtkontrolle, nicht zur Sperrung geeignet.

Projektmanagement in Excel mit ChatGPT unterstützen

Neben den allgemeinen Excel-Aufgaben kann ChatGPT auch speziell beim Projektmanagement wertvolle Unterstützung leisten. Gerade bei wiederkehrenden Planungsaufgaben sparen Prompts enorm Zeit und helfen, saubere Strukturen zu schaffen. Drei typische Beispiele:

• Kanban-Board aufsetzen
  „Hilf mir, eine Excel-Vorlage für ein Kanban-Board zu erstellen, in dem ich Aufgaben nach Status (z.B. offen, in Bearbeitung, erledigt) verschieben kann. Bitte schlage mir auch passende Spalten für Priorität und Verantwortliche vor.“
• Mitarbeiter-Performance im Projekt dokumentieren
  „Entwirf eine Excel-Tabelle, mit der ich die Performance von Projektmitarbeitern über mehrere Aufgaben hinweg tracken kann, inklusive Bewertungsskalen, erledigten Aufgaben und Termintreue.“
• Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten
  „Erstelle eine Tabellenstruktur, mit der ich in Excel ein Gantt-Diagramm inklusive Abhängigkeiten zwischen Aufgaben abbilden kann. Bitte gib mir auch ein Beispiel, wie eine Abhängigkeit visualisiert werden kann.“

Lies auch: Künstliche Intelligenz (KI) im Projektmanagement: Vorteile und Beispiele

ChatGPT liefert dazu nicht nur eine passende Tabellenstruktur, sondern kann auch Beispielinhalte oder Formatierungsideen mitliefern. Das erleichtert es, komplexere Projektmanagement-Prozesse direkt in Excel abzubilden, ohne teure Spezialsoftware.

Prompts nutzen – oder viel einfacher: Fertige Excel Vorlagen fürs Projektmanagement direkt herunterladen

Ganze Excel-Vorlagen mit ChatGPT erstellen

Wusstest du, dass ChatGPT nicht nur bei einzelnen Formeln oder Diagrammen hilft, sondern sogar komplette Excel-Dateien für dich generieren kann? Gerade mit den fortgeschritteneren Versionen (z.B. GPT-4 mit „Code Interpreter“ oder „Advanced Data Analysis“) kann ChatGPT eine vollständige Excel-Struktur samt Formeln, Formatierungen und Beispielinhalten erstellen — und diese als herunterladbare Datei bereitstellen.

Wie funktioniert das?

In diesen erweiterten ChatGPT-Versionen kann die KI Python-Code ausführen und CSV- oder Excel-Dateien erzeugen. Dafür beschreibst du möglichst präzise:

• welche Spalten die Vorlage haben soll
• welche automatischen Berechnungen oder Regeln gelten
• ob bestimmte Daten vorausgefüllt werden sollen
• wie das Layout aussehen soll

ChatGPT kann dann den entsprechenden Code schreiben und direkt eine Excel-Datei exportieren. Das geht viel schneller, als die Vorlage manuell aufzubauen.

Beispiel-Prompt für Excel-Templates

„Erstelle mir eine Excel-Vorlage für eine Projektplanung mit den Spalten Projektname, Startdatum, Enddatum, Status, Verantwortlicher. Bitte füge Beispielprojekte hinzu und färbe abgeschlossene Projekte grün.“

In einem erweiterten ChatGPT (z.B. GPT-4 mit Dateifunktion) erhältst du danach sofort eine fertige Datei zum Download.

Entdecke alle unsere ChatGPT Prompt Vorlagen – komplett auf Deutsch

Warum sind ChatGPT-Prompts für Excel so nützlich?

ChatGPT-Prompts bringen frischen Wind in die Arbeit mit Excel. Sie kombinieren das mächtige Tabellenkalkulationsprogramm mit den Vorteilen moderner KI. So entstehen neue Möglichkeiten, um Routinen zu beschleunigen, Fehler zu vermeiden und kreative Lösungen zu entwickeln. Im Detail ergeben sich daraus zahlreiche Vorteile, die wir hier in drei Bereichen beleuchten.

Daten schneller verstehen und strukturieren

Viele Excel-Nutzer stehen regelmäßig vor der Herausforderung, unübersichtliche oder fehlerhafte Daten aufzuräumen. ChatGPT kann nicht nur erklären, wie man Daten säubert, sondern liefert auch direkt Formeln oder Makro-Beispiele, um diese Schritte zu automatisieren.
Beispiele:

• Dubletten finden und entfernen
• inkonsistente Schreibweisen vereinheitlichen
• unstrukturierte Texte aus Formularen oder Fragebögen gliedern

Das spart enorme Zeit und erhöht die Datenqualität – ein klarer Vorteil für alle, die mit großen oder komplexen Tabellen arbeiten.

Analysen effizienter gestalten

Auch bei der Auswertung von Daten liefert ChatGPT echte Mehrwerte. Statt selbst lange überlegen zu müssen, wie eine Pivot-Tabelle aufgebaut sein sollte oder welche Diagrammform am besten passt, hilft ein gezielter Prompt in Sekundenschnelle.

Typische Szenarien:

• Umsatzentwicklungen visualisieren
• Zielgruppenanalysen für Marketingzwecke vorbereiten
• saisonale Schwankungen und Trends erkennen

Damit wird Excel nicht nur ein Berechnungstool, sondern zu einem Analysewerkzeug auf einem deutlich höheren Level.

Wissen flexibel erweitern

Nicht zuletzt ist ChatGPT eine Art Tutor, der 24/7 verfügbar ist. Wenn du beim Thema Formeln, VBA oder Power Query an deine Grenzen stößt, liefert ChatGPT sofort Erklärungen und Beispiele. Du musst nicht mehr stundenlang Foren durchsuchen oder Handbücher wälzen, sondern bekommst die Antwort präzise auf deine Situation zugeschnitten.

Zusätzlich kannst du den KI-Chat nutzen, um dich gezielt weiterzubilden:

• neue Excel-Funktionen verstehen
• Fehlerquellen erkennen und vermeiden
• Best Practices für komplexe Workflows lernen

So wird ChatGPT zum langfristigen Lernpartner, der dein Excel-Wissen ständig erweitert.

Copilot für Excel vs. ChatGPT – was ist besser?

Wie funktioniert Prompting mit Copilot?

Auch wenn der Copilot nicht offiziell mit „Prompts“ beworben wird, arbeitet er nach demselben Prinzip: Du gibst natürliche Sprache ein, die Copilot in Aktionen umsetzt. Deshalb lohnt es sich, auch hier bewusst darüber nachzudenken, wie man ihn anspricht.

Copilot versteht kurze Befehle oder Fragen direkt in der Excel-Oberfläche. Im Unterschied zu ChatGPT sind die Eingaben meist kürzer, weil Copilot die aktuelle Tabelle bereits im Blick hat und damit einen engeren Kontext nutzt.

Beispiele, wie du Copilot gezielt ansprechen kannst:

• „Erstelle ein Balkendiagramm für meine Verkaufszahlen nach Quartal.“
  (Copilot erkennt Spaltenüberschriften und bereitet das Diagramm automatisch vor.)
• „Fasse die wichtigsten Ausreißer in dieser Tabelle zusammen.“
  (Copilot filtert und beschreibt auffällige Werte.)
• „Schreibe mir eine Formel, um die Nettomarge aus Umsatz und Kosten zu berechnen.“
  (Copilot generiert den passenden Formelvorschlag.)

Solche „Mini-Prompts“ sind oft intuitiver und weniger komplex als bei ChatGPT, weil Copilot direkt im Arbeitsblatt-Kontext arbeitet.

Wann Copilot-Prompts sinnvoll sind

Copilot-Prompts lohnen sich besonders, wenn du:

• schnelle Automatisierung willst (Diagramme, Pivot-Tabellen, Berechnungen)
• keine Lust hast, den Kontext jedes Mal neu zu erklären
• ohnehin mit Microsoft 365 arbeitest

Für ausgefeiltere oder speziellere Fragestellungen bleibt ChatGPT aber nach wie vor das flexiblere Tool, weil es freier auf große Textmengen oder sehr individuelle Szenarien eingehen kann.

Dein nächster Schritt mit ChatGPT und Excel

ChatGPT ist weit mehr als ein Formeln-Erklärer — richtig eingesetzt wird es zu deinem persönlichen Assistenten für Reporting, Automatisierung und sogar Projektmanagement. Statt dich mit mühsamer Handarbeit zu belasten, kannst du Prompts gezielt dafür nutzen, eigene Vorlagen, Analysen oder Makros aufzubauen und immer weiter zu optimieren.

Tipp: Speichere dir eine eigene Prompt-Sammlung ab, die du laufend erweiterst. So wächst dein persönliches Excel-Toolkit von Woche zu Woche – und du profitierst langfristig von immer besseren, wiederverwendbaren Abkürzungen.