Jedes Unternehmen, das Projekte durchführt, entwickelt dafür einen bestimmten Stil. Projekte unterliegen auch individuell gestaltbarer Regeln eines Unternehmens und werden mit einer bestimmten Handschrift gemanagt. Diese bildet sich in einem Projekthandbuch (PM-Handbuch) ab, das vor allem neue Projektleiter kennen, aber auch führen sollten.
Wir zeigen die Definition von einem Projektmanagement Handbuch und erklären anhand von Beispielen und Vorlagen, welche Inhalte dort zu finden sein sollten.
Das PM-Handbuch dokumentiert unternehmerischen Charakter
Jeder erfahrene Projektleiter weiß um die Dinge, die bei Realisierung eines Projekts grundsätzlich Beachtung finden. Das PM-Handbuch zeigt ihm darüber hinaus anwendungsbezogen und übersichtlich, wie in diesem speziellen Unternehmen Projekte durchgeführt werden.
Wer das PM-Handbuch kennt und versteht, kennt somit den Teil des unternehmerischen DNA-Strangs, der mit Projektmanagement im Zusammenhang steht. Die folgend genannten Meilensteine eines Projektmanagements sind zwar durchaus universell verständlich.
Für das Anlegen und Führen eines PM-Handbuchs sollte ein Projektmanager jeden Aspekt auf folgende Fragen abklopfen: Welche spezielle Handhabung, welche besondere Wertigkeit hat jeder jeweilige Teilschritt in unserem Unternehmen?
- Diagnostik für Projektbedarfe
- Analyse der Prozesse und Bedingungen im unternehmerischen Umfeld
- Einbindung der Unternehmensleitung in Projektinitiierung und -Ablauf
- Definition der Kriterien für Projektmanagement Dokumentation
- Schulung der Leiter und Teammitglieder von Projekten sowie Führungskräften und Management
- Gestaltung von Test- und Pilotprojekten
- Controlling, kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung von Projektmanagement
Nutzen eines Projektmanagement-Handbuchs
Die Bedeutung eines so verstandenen und geführten PM-Handbuchs ist enorm. Es ist die Grundlage dafür, dass alle Projektbeteiligten Ihren Teilbeitrag an dieser Matrix orientieren.
Nicht: Jeder macht seins. Sondern: Alle machen eins.
Genauer: Ein Projekt, das stets die Handschrift des Unternehmens trägt. Die Grundlagen sind definiert und Abläufe festgelegt. Diese feste Struktur erlaubt Kreativität im inhaltlichen Bereich des Projektes, wo sie hingehört und notwendig ist.
Gerade ein neuer Projektleiter kann hier die Punkte identifizieren, die bei seinem früheren Unternehmen anders gehandhabt wurden: Wann muss ich beispielsweise Zwischenberichte erstellen? Oder: Ab welcher prozentualen Abweichung in Sachen Zeitplan und Projektkosten muss ich welche Gremien und Vorgesetzte informieren?
Für Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Projektleiter und Führungskräfte sind diese Informationen des PM-Handbuchs unverzichtbar. Meist ist das Motiv, neuen Fachkräfte die Corporate Identity des Unternehmens nahezubringen.
Es können damit aber auch positiv verändernde Prozesse initiiert werden: Durch Kenntnisse aus dem PM-Handbuch kann ein neuer und erfahrener Projektleiter Schwachpunkte und Entwicklungsbedarf in den speziellen Prozessen wahrnehmen und zur Diskussion bringen.
Projektmanagement-Handbuch – mögliche Themenschwerpunkte
Meist gibt es in Unternehmen Vorgaben und Vorlagen zur Erstellung eines Projektmanagement-Handbuchs. Man muss an diesem Punkt nicht das Rad neu erfinden und definieren. Hier sind dann oft nur sinnvolle Anpassungen notwendig. Stellvertretend seien drei Beispiele genannt:
Sinn und Ziel
Einleitend sollten diese Basics definiert sein. Das macht das besondere des jeweiligen PM-Handbuchs deutlich. Es werden unterschiedliche PM-Handbücher erstellt und genutzt werden: Ob der Bezug die Herstellung, der Vertrieb oder die Fertigung ist, sollte erkennbar sein. Es können auch zu spezifischen Fragestellungen PM-Handbücher entwickelt werden: „Ressourcen- und umweltorientiertes Projektmanagement“ könnte eine Überschrift lauten. Eine weitere: „Erreichen von gesetzten Projektfristen“.
Projektbeteiligte
Hier werden zur besseren Transparenz und effektiven Initiierung von Projekten die üblicherweise beteiligten Personen, Teams, Unterstrukturen usw. benannt. Hier muss für notwendige Vollständigkeit sehr sorgfältig und exakt vorgegangen werden.
Projektverantwortlichkeiten
Dieser Bereich muss ebenso exakt definiert werden. Nur daran orientiert ist eine sinnvolle Kommunikation möglich. Dies insbesondere in stürmischen Projektzeiten, in denen Korrekturen, Nachsteuerung oder eventuell sogar der Abbruch des Projektes notwendig erscheinen. Dienstwege und Übergabe von Verantwortlichkeiten müssen hier für alle klar ersichtlich sein.
PM-Handbuch und Bedeutung für Projektsteuerung
Aus den genannten Verantwortlichkeiten leiten sich für den gesamten Projektprozess Steuerungsmöglichkeiten, Wege und Verantwortlichkeiten ab. Zu ergänzen sind Parameter wie Ist-Wert, Vergleich der Ist-Werte mit den Soll-Werten, Revision, Ursachenanalyse und weitere.
Bestimmte Phasen erfordern besondere Aufmerksamkeit, liefern aber bei richtiger Handhabe auch den reichsten Ertrag. Dies gilt vor allem für den Abschluss eines Projektes:
In welchen Arbeitsschritten stellt das Unternehmen sicher, dass gemachte Erfahrungen
- erkannt,
- formuliert und dargestellt,
- geeignet dokumentiert und
- zugänglich gemacht werden.
Das Ende eines Projektes liefert in seiner sorgfältigen Auswertung wertvolle Informationen, die bei Bedarf im Zirkelschluss in eine Neuformulierung von PM-Handbüchern einfließen.
Ein ebenso wichtiger Aspekt ist die Kommunikation und ihre Analyse und Bewertung. Firmenspezifische Besonderheiten in der Kommunikation in Projekten werden im PM-Handbuch dokumentiert und auch geprüft, welche sich bewährt haben und welche nicht. Selbstverständlich sind hier dann auch Veränderungen im Unternehmen zu dokumentieren:
- Veränderung der Unternehmensstruktur
- personelle Veränderungen
- neue Kommunikationskanäle
- neue Kommunikationspartner intern und extern
- Veränderungen der Unternehmensphilosophie usw.
Zugang zum Projektmanagement-Handbuch ermöglichen
Die positiven Wirkungen eines PM-Handbuchs entfalten sich durch seine Verbreitung und seinen Bekanntheitsgrad. Es sollte also in geeigneten Veranstaltungen, im Newsletter oder Intranet darauf hingewiesen werden. Selbstverständlich muss dies regelmäßig erfolgen.
Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind PM-Handbücher wichtige Elemente. Ebenso bekannt und leicht zugänglich sollte der Ort sein, an dem sich ein entsprechendes PM-Handbuch finden lässt.
Entscheidend aber ist seine Annahme unter den Mitarbeiter: Mitarbeit an der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Aktualisierung der PM-Handbücher erhöht deren Akzeptanz ungemein. Auch diese Möglichkeiten der Partizipation jedes Mitarbeiters sollte dokumentiert und immer wieder erinnert werden. Dies schafft auch eine gute Verbesserungskultur im Unternehmen.
PM-Handbuch Vorlage als PDF zum Downloaden
Mit unseren PDF-Vorlagen lassen sich wichtige Punkte eines Projektmanagement Handbuchs zusammenstellen und veranschaulichen. So lassen sich bspw. Projektbeteiligte mit passenden Templates übersichtlich auflisten und Ziele definieren, dokumentieren und teilen.
(Titelbild: istock.com/sorn340)