Projektabschlussbericht: So schließen Sie Ihre Projekte erfolgreich ab

Ihr Projekt ist zu Ende. Der Druck fällt ab, ein wenig Feiern und Dank bekunden. Dann geht ein Projektteam oft schnell auseinander und ist schon bald in neuen Aufgaben. „Das war es dann,“ denken auch Sie als Projektleiter.

Doch dabei sollten Sie es nicht belassen, sondern Ihre letzte Kraft bündeln und die noch frischen Erfahrungen in einen Projektabschlussbericht investieren. Hier erfahren Sie, wie das geht und warum es sich lohnt.

Projektabschlussbericht – Gliederung und Inhalte

Die Inhalte eines Projektabschlussberichts richten sich natürlich nach Art, Umfang und Struktur des Projektes. In vielen Fällen wird es für Sie als Projektleiter hier die Aufgabe sein, den in Ihrem Unternehmen bereits entwickelten Standards für Projektabschlussberichte zu entsprechen. Meist gibt es dafür entwickelte Vorlagen.

Wenn nicht, dann sammeln Sie Pluspunkte, wenn Sie einen Projektabschlussbericht entwickeln und vorstellen.

Folgend ein paar Unterpunkte, an denen Sie sich bei der Gliederung orientieren können:

1. Projekt, Auftragstitelthema
2. Projektziele
3. Anforderungen an Zielgruppen durch Auftraggeber, Projektqualität
4. Projektablauf
5. Aufgetretene Probleme
6. Erfolgte Problemlösungen
7. Unterstützung der strategischen Ziele des Unternehmens durch Projekt darstellen
8. Kosten: Planung und Realität, bei Abweichungen erläutern
9. Nutzenplanung im Abgleich mit Zielstatus
10. Abschätzen der Projektzukunft: Risiken und Chancen
11. Sicherheitsaspekte
12. Compliance
13. Projektorganisation/Management: Zeit- und Budgetplan, Abgleich mit Zielstatus,
14. Öffentlichkeitsarbeit
15. Anhang: Weitere Informationen, Verweise zu Dokumenten: Projektstrukturplan PSP, Ressourcen- und Kostenplan, Terminplan, Protokolle, Aktennotizen, Projektstatusberichte
16. Impressum: Projektleitung und Team, Bearbeitungszeit Auftraggeber u.a.

Projektworkshop als Abschluss

Besonders effektiv und kommunikativ ist es, die wichtigsten Projekterfahrungen gemeinsam mit dem Projektteam in einem Abschlussworkshop zu entwickeln. Nach dem Kick-off-Meeting schließt sich bei einem solchen Close-down-Meeting ein Kreis. Wenn stimmig, können auch Stakeholder, Auftraggeber und andere Personen daran beteiligt werden.

Das sogenannte Debriefing wendet sich folgenden Aspekten zu:

• Projektinhalte und Ergebnisse
• Projektablauf
• Arbeitsprozesse
• Reflektion der Teamarbeit
• Reflektion des Briefings und folgender Kooperation mit Stakeholdern, Auftraggebern usw.
• Reflektion des Arbeitsklimas und der Teamkultur

Gerade die faire, aber genaue Betrachtung von Problemen und Fehlern trägt zur Kompetenzerweiterung und zur verbesserten Fehlerkultur im Unternehmen bei. Typische Themen, die nicht vermieden werden sollten, sind die folgenden:

• Wie ist die Zufriedenheit von Kunden oder internen Auftraggebern? Was genau trug eventuell zu Unzufriedenheit bei?
• Wurden geplante Werte (Kosten, Resultate, Zeitlimits) eingehalten? Wenn nein, warum nicht?
• Wie verlief der Kontakt zu externen Kooperationspartnern und internen?
• Wie wurde die Stimmung im Team wahrgenehmen in unterschiedlichen Projektabschnitten?

Gerade letzterer Punkt bleibt oft unbesprochen und erfordert Fingerspitzengefühl, ist aber mindestens so wichtig wie die Faktenanalyse: Durch persönliche Konflikte, die nicht erkannt und behoben wurden, sind viele Projekte schon gescheitert.

Zusammenfassend sollten am Schluss folgende Leitfragen stehen:

• Welche Konsequenzen ergeben sich für künftige Projekte?
• Wo und wie werden gemachte Erfahrungen im Projektabschlussbericht platziert?
• Wie kann der Bericht von Kolleginnen und Kollegen eingesehen werden?

Künftige Projekte werden so profitieren. Der Abschlussbericht steht auch für den Satz: Nach dem Projekt ist vor dem Projekt!

Projektergebnisse listen und präsentieren

Der Projektabschlussbericht dient als Grundlage für eine Präsentation, wenn diese von Stakeholdern, Anwendern, Kunden, Auftraggebern usw. gewünscht wird. Die wichtigsten Ergebnisse werden herausgefiltert, gelistet und in grafisch ansprechende Form gebracht, meist als Power-Point-Präsentation oder als ausgedrucktes Dokument. Hierfür gibt es auch PDF-Vorlagen, in denen man nur noch die Projektergebnisse einzutragen braucht.

Inhalte richten sich natürlich nach dem Zielpublikum. Bevor Sie sich in Details verlieren, prüfen Sie die gelisteten Ergebnisse und auch die Präsentation darauf, ob sie folgende Fragen beantwortet:

• Welche Gründe führten zum Projekt?
• Welche Projektziele wurden angestrebt?
• Welche Anforderungen wurden an das Projekt gestellt?
• Welchen Nutzen hat das Projektergebnis gebracht?
• Wie geht es mit dem entwickelten Produkt weiter?
• Könnte es Folgeprojekte geben?

Wenn es passend und zeitlich machbar ist, können sich Projektleiter auch gezielt Feedback einholen von Kunden, Auftraggebern oder extern beteiligten Teams und solche Ergebnisse analysieren und eventuell mit einbauen. Nicht immer decken sich nämlich Selbst- und Fremdwahrnehmung.

Projektbericht zugänglich ablegen

Wenn Sie sich die Arbeit mit dem Projektabschlussbericht gemacht haben, sollte er auch verfügbar für einen geeigneten Personenkreis gespeichert sein. Gerade wenn Sie einer der ersten Projektleiter im Unternehmen sind, der einen solchen Projektabschlussbericht liefert, ernten Sie die erstrebten positiven Rückmeldungen nur, wenn der Bericht bekannt wird. Das erfordert, dass

• alle relevanten Dokumente und Präsentationen zugänglich abgelegt werden,
• diese nach jeweiliger Fragestellung abgerufen werden können,
• spezifische Fachkompetenzen von Projektleitern und Teammitgliedern transparent werden und
• solche Personen angefragt werden können zu Fachthemen oder als künftige Projektleiter und Teammitglieder.

So fließen gemachte Erfahrungen ins Unternehmen ein. Nutzen Sie dazu auch interne Onlineforen, Mitarbeiterzeitungen und andere Medien. Entwickeln Sie aus den Projekten Schulungen und Weiterbildungen zur Personalentwicklung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Prüfen Sie, was über das Projekt hinaus in Ihrem Unternehmen sinnvoll nutzbar ist. Möglicherweise hat das Projekt das Unternehmensimage positiv verändert: Wird beispielsweise sicherer und nachhaltiger produziert, weniger Energie verbraucht, Schadstoffausstoß reduziert usw., dann ist es Aufgabe der Abteilung für Öffentlichkeitsarbeit, dies geeignet zu publizieren.

Tipps aus der Praxis

Der erfahrene Projektleiter, dem der immense Nutzen des Projektabschlussberichts klar ist, erstellt schon zu Projektbeginn eine Projektbeschreibung. Mit geeigneten Softwaretools und etwas Routine kann diese leicht aktualisiert und stets auf Stand gehalten werden. Mit dieser Grundlage ist der Projektabschlussbericht als Gerüst bereits zum Projektende fertig und wird, vor allem durch persönlichen Austausch und Feedbacks, auf den letzten Stand gebracht und mit „Fleisch gefüllt“.

Durchforsten Sie am Ende des Projekts Ihre Notizen und Nachrichten nach wichtigen Informationen und Fragestellungen.

Geben Sie Ihren beteiligten Mitarbeitern personalisiert Rückmeldung und Danksagung. Es wird immer wieder unterschätzt, wie stark das Motivation, Identifikation mit dem Unternehmen und auch Ihr Ansehen als Führungskraft stärkt.

Nehmen Sie sich nach Projektende eine Auszeit. Der Projektbericht bedeutet gerade für Sie als Projektleiter eine intensive Auseinandersetzung mit dem Projekt und letztlich auch mit sich selbst. Da die Ergebnisse fixiert sind, bleiben Sie erhalten. Lassen Sie jetzt selber alle Erfahrungen los, ruhen Sie sich aus und kriegen Sie den Kopf wieder frei. Als Burnout-Prophylaxe ist das unverzichtbar. Dann werden Sie sich auf das nächste Projekt wieder freuen.

Fazit: Der Projektabschlussbericht ist die Krönung zum Schluss

Ohne Projektabschlussbericht bleibt ein Projekt inhaltlich und emotional unabgeschlossen. Projektergebnisse dienen sichtbar dokumentiert als Grundlagen für weitere Projekte. Der Abschlussbericht unterstreicht Ihre Fähigkeiten als Projektleiter.

Selbst bei einem negativen Projektverlauf können Sie mit einem fundierten, ehrlichen Abschlussbericht dennoch Ihre Kompetenz wahren und unterstreichen.

(Titelbild: istock.com/ipuwadol)