Projektstrukturplan: Vorlage & Tipps zur Strukturierung von Projekten

Gelegentlich stellt sich ein Projekt als sehr groß und komplex dar. Hier ist ein Projektstrukturplan im Projektmanagement das Mittel der Wahl. Wir erläutern folgend, wie man einen Projektstrukturplan erstellen kann, wie er aussieht und was er leistet.

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Der Projektstrukturplan: Eine Definition

Im Englischen spricht man von Work Breakdown Structure (WBS). Die Übersetzung hat daraus den Projektstrukturplan gemacht, abgekürzt mit PSP. Der PSP als Diagramm ist eine der wichtigsten Methoden im Projektmanagement.

Früher war die Projektstrukturplan Definition schlichter: Er beinhaltete die Darstellung der Aufgaben. Seit der DIN69901-5:2009 ist für die Projektstrukturplan Gliederung aber sinnvollerweise eine eindeutig hierarchische Anordnung vorgesehen.

Um den PSP noch besser zu verstehen, muss man sich die Unterschiede zu zwei anderen Instrumenten des Projektmanagements verdeutlichen:

1. Projektplan: Dieser ist eher eine Sammlung der wichtigsten Projektpläne. Der hier vorgestellte PSP ist im Projektplan ebenso enthalten wie der folgende Projektablaufplan.
2. Projektablaufplan: Dieses Tool platziert alle Aufgaben und zu bearbeitenden Arbeitspakete in einem konkreten zeitlichen Ablauf.

Der PSP ist somit zentraler Teil des übergreifenden Projektplans. Ebenso ist er die Basis für einen erstellenden Zeitplan wie etwa ein Gantt-Diagramm. Doch auch die Projektverwaltung ist auf den PSP als Basis für Planung und Kontrolle angewiesen.

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Einen PSP erstellen schafft einmal eine deutliche Hierarchie inklusive aller Zuordnung. Dies ergibt grafisch eine klassische Struktur mit diversen Ebenen und Verzweigungen. Ein solcher Aufbau im Projektstrukturplan ähnelt Organigrammen und wird wegen der vermeintlichen Baumstruktur im PSP Diagramm gelegentlich auch als Strukturbaum bezeichnet.

Diese Vorteile liefert der Projektstrukturplan

Projekturstrukturpläne geben dem Projektmanager jede Menge praktische Nutzungsfunktionen.

1. Orientierung: So lange das Projekt läuft, haben er und auch jeder Projektmitarbeiter eine Übersicht, die sofort wichtige Fragen beantwortet:

• In welchem Stadium des Projekts sind wir aktuell?
• Wo findet die eigene Handlung den richtigen Platz?
• Wo bestehen Defizite und Handlungsbedarf?

Das schafft für den Projektmanager Planungssicherheit und umfassende Orientierung.

2. Leistungsumfang: Wenn ein Projekt sehr groß ist, entsteht durch Komplexität oft Unklarheit über Zusammenhänge und Umfang. Dem wirkt der PSP durch geeignete optische Aufarbeitung entgegen und zeigt das gesamte Projekt in nachvollziehbare Teilabschnitte.

3. Kommunikation: Dieser oft unterschätze Faktor ist mitunter eine typische Stolperfalle bei problematischem Projektverlauf oder gar Grund für ein Scheitern. Der PSP zeigt auf einen Blick und doch detailliert genug die diversen Projektpartner und -teams. So entsteht Klarheit und effektive Kommunikation zur richtigen Zeit mit dem richtigen Ansprechpartner. Lästige Missverständnisse werden so vermieden.

4. Steigerung von Effizienz: Genannte Aspekte sind Voraussetzung für effizientes Arbeiten. Der Ablauf von Arbeitsschritten ist fixiert und eine realistische Zeitplanung kann erstellt bzw. bei Bedarf neu definiert werden.

5. Planungsgrundlage: Da der PSP mit seinen Ebenen und Verzweigungen das Projekt optisch in Gänze abbildet, können auf dieser Grundlage bei Bedarf weitere detaillierte Planungen erfolgen. Budget- und Zeitzielüberschreitungen werden ebenso vermieden wie nicht eingeplanter Zusatzaufwand an Material und personellen Ressourcen.

So erkennt der Projektleiter zum Beispiel im Projektstrukturplan dann auch die genauen Abweichungen von Sollgrößen und kann mit konkreten Beweisen belegt Veränderungen einfordern.

Durch diese nachvollziehbare Präzision im Aufbau eines Projektstrukturplan ergeben sich Gründe genug für das Projektmanagement, den PSP als zentrales Tool in großen Projekten zu sehen.

PSP erstellen – so geht`s

Verschiedene Ansätze sind beim Aufbau möglich. Klassischerweise gibt es zwei verschiedene Wege, nämlich Top-down und Bottom-up, die zielführend sind. Diese beiden Ansätze können auch kombiniert werden, so dass quasi ein dritter Weg beschreibbar ist. Dieser wird auch als Yo-Yo-Ansatz beschrieben.

1. Der Top-down-Ansatz: Dieser Ansatz, der von oben nach unten erfolgt, ist dann hilfreich und sinnvoll,

• wenn bereits Erfahrungen mit ähnlich strukturierten Projekten vorliegen,
• wenn alle Inhalte des Projektes bekannt sind und
• dieses nicht zu groß und zu komplex ist.

Als Grundlage wird nämlich das gewünschte Projektziel im Ergebnis zugrunde gelegt. Es erfolgen Unterteilungen in immer differenziertere Teilschritte und Unterprojekte. Als feinste Einheit sind am Ende nach dem Projektstrukturplan Arbeitspakete als Beispiel einzuführen.

2. Der Bottom-up-Ansatz: Hier wird wie der Name andeutet die Vorgehensweise in der eingeschlagenen Richtung genau umgedreht: Der Projektleiter beginnt auf der untersten Stufe.

Aus allen resümierten Aufgaben werden Arbeitspakete entwickelt, die dann in größere Untereinheiten angeordnet werden. Dieser zunächst ergebnisoffenere Ansatz ist empfehlenswert, wenn mit dem Projekt Neuland betreten wird und man eventuell eine zeitweise Offenheit des Projektzieles zulassen will.

3. Der Yo-Yo-Ansatz: Dieser bildhafte Name beschreibt, wie eingangs angedeutet, das Vorgehen, die Techniken des Top-down mit dem Bottom-up zu verbinden:

• Zunächst werden im Detail Aufgaben gesammelt.
• Es folgt die Formulierung von Teilprojekten.
• Ihnen werden die gesammelten Aufgaben zugeordnet.
• Weitere To-dos werden erstellt und immer so weiter.

Man springt also zwischen den beiden klassischen Methoden hin und her. Das Projekt wird immer abwechselnd vom Anfang oder Ende aus betrachtet, gedacht und entwickelt. Die Vorteile beider Ansätze lassen sich verbinden. Wichtig ist, dass man Sorge trägt, dass kein Element doppelt eingepflegt oder auch vergessen wird. Das gelingt umso besser, wenn das Projektmanagement den Projektstrukturplan sinnvoll strukturiert.

Projektstrukturplan in Phasen des Projekts

Je nach Zeitpunkt im Projektablauf ergeben sich für die Verwendung des PSP verschiedene Aspekte der Anwendung.

PSP – die Startphase

Die Teilaufgaben, auch Arbeitspakete genannt, erfahren hier eine Gliederung. Das bildet ab

• die Metaebene der Inhalte,
• die Verantwortlichkeiten für die Arbeitspakete und
• zeitliche Abfolge durch Start- und Zieltermine

PSP – die Umsetzungsphase

Projektstrukturpläne dienen nun als Basis zur Dokumentation des Fortschreitens in der Projektarbeit. So findet ein Projektleiter erledigte und noch ausstehende Arbeitspakete zum Beispiel im Projektstrukturplan jederzeit wieder und kennt so den aktuellen Sachstand.

PSP im Controlling

Der Projektstrukturplan in Phasen betrachtet hilft dem Projektcontrolling, sich an den Ergebnissen zu orientieren: Das ermöglicht sinnvolles Eingreifen bei anstehenden Problemlösungen, wenn etwa Überschreitungen von Termin- und Etatgrenzen Entscheidungen der Projektleitung notwendig machen. Ein funktionsorientierter Projektstrukturplan und objektorientierter Projektstrukturplan sind weitere Varianten, die strukturbildend wirken.

Projektstrukturpläne – Gliederung nach inhaltlichen Kriterien

Bei der Gestaltung eines Projektstrukturplans gibt es auch die Frage nach der inhaltlichen Ausrichtung zu klären. Eine übliche Gliederungssystematik stellt die Frage nach einer von drei möglichen Ausrichtungen:

1. Objektorientierung: Ein Teilgegenstand oder -produkt wird zerlegt in einzelne Bestandteile. Ein objektorientierter Projektstrukturplan sieht vor, diesen dann die entsprechenden Aufgaben zuzuteilen.
2. Zeitorientierung: Hier erfolgt die Aufteilung des Projektes in aufeinanderfolgende Phasen. Die Teilaufgaben ordnen sich beim zeitorientierten Projektstrukturplan dieser Zeitlinie unter.
3. Funktionsorientierung: Ein funktionsorientierter Projektstrukturplan gliedert das Projekt nach unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen, die im Projekt realisiert werden sollen.

Im Projektmanagement kommen alle drei Orientierungsvarianten zur Anwendung. Sie können sogar kombiniert verwendet werden. Hierbei gilt es allerdings zu beachen: Auf jeder Gliederungsebene soll stets nur das gleiche Kriterium der Orientierung verwendet werden.

Übliche Codierungen im Projektstrukturplan

Trotz der bisher aufgezeigten Techniken, eine übersichtliche Darstellung des Projektes zu gewährleisten, stellt sich ein Problem: Damit Teilaspekte wie Ressourcen, Inputs, Aufwendungen und auch Korrekturen einem konkreten Arbeitspaket zugeordnet werden können, sind Codierungen unerlässlich. Diese sollen verlässlich die Position in der Hierarchie eines Projektes wiedergeben.

Folgende Formen der Codierung sind in der Praxis üblich:

• Codierung nach numerischem Prinzip: Hierbei werden ausschließlich Ziffern verwendet, so beispielsweise 1, 2.2 oder 1.1.3 und so weiter.
• Codierung nach alphabetischem Prinzip: Hierbei werden jetzt ausschließlich Buchstaben eingesetzt, also A, BB oder AB und so weiter.
• Codierung nach alphanumerischem Prinzip: Hier werden jetzt Buchstaben und Ziffern miteinander kombiniert. Das ergibt beispielsweise A2, B4 oder C.1.2 und so weiter.

Die Projektstrukturplan-Gliederung wird so noch präziser und leichter zu handhaben.

Fragen und Antworten zum Projektstrukturplan im Projektmanagement

Wir runden die Projektstrukturplan Erklärung ab mit Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema.

Gibt es Vorlagen, um einen Projektstrukturplan zu erstellen?

Ja, Sie finden bei uns nützliche Projektstrukturplan Vorlagen als Download.

Mit den Templates ist die Umsetzung verschiedener Ansätze möglich. Klassischerweise sind es zwei verschiedene Weg, die zielführend sind: Es werden durch einen übergeordneten Projektstrukturplan Arbeitspakete in ihre Details gegliedert. Daraus entsteht, von oben nach unten, der Projektstrukturplan. Zweite Variante: Die Arbeitspakete werden erstellt und gesammelt. So wird von unten nach oben der Projektstrukturplan erarbeitet.

Projektstrukturplan – was gehört hinein?

Die Mammutaufgabe bei großen Projekten besteht darin, dass das Projektmanagement im PSP alle Arbeiten gebündelt übersichtlich darstellt. Die Kunst ist, eine hohe Übersichtlichkeit zu erzielen mit dem Projektstrukturplan, Arbeitspakete zum Beispiel dürfen nicht zu ausführlich aufgeführt werden. Wenn man sich hier im Detail verliert, dann gehen dem Projektstrukturplan Vorteile verloren.

Wie kann das Projektmanagement den Projektstrukturplan gezielt einsetzen?

Von den verfolgten Zielen lassen sich vor allem drei Hauptziele hervorheben:

1. Der Projektstrukturplan stellt zur rechten Zeit alle notwendigen Arbeitsschritte zur rechten Zeit und in vollständigem Überblick dar.
2. Der PSP schafft dabei durch seine strukturgebende Funktion eine gute Übersicht.
3. So ist zu jedem Zeitpunkt definiert, wann laut Projektstrukturplan Arbeitspakete durchgeführt werden müssen.

Wann immer Fragen zur Handlungsebene auftauchen, so liefert der Projektstrukturplan die Erklärung.

(Titelbild: istock.com/wasja)