Projektkontrollen mittels Kennzahlen bringen einen Überblick über den Sachstand eines laufenden Projekts. Außerdem zeigen sie die Notwendigkeit eventueller Eingriffe auf. Wissenswertes über Projektcontrolling mit Kennzahlen, international Key Performance Indicators (KPIs) genannt, erfahren Sie hier. Außerdem präsentieren wir Ihnen unsere KPI Dashboard Vorlage für Projektmanager.
Methodik des Projektcontrollings
In vielen Projekten kommt es zu Abweichungen. Je schneller man sie erkennt und gegensteuert, umso geringer ist der mögliche Verlust an Zeit und Kapital. Nur Projektcontrolling kann zuverlässig das Erreichen der Projektziele sicherstellen. Wichtig dafür sind
- Abweichungsanalysen
- Soll-Ist-Vergleiche
- Interpretation maßgeblicher Kennzahlen
- ergebnisorientierte Korrekturen
Operatives Projektcontrolling wird durch die Projektleitung wahrgenommen mit dem Ziel, Team und Rahmenbedingungen zu steuern anhand der Ist-Zustände. Strategisches Projektcontrolling ist längerfristige Aufgabe des Unternehmensmanagements.
Operatives Projektcontrolling durch Projektleitung
Ziel ist es, den jeweiligen Ist-Zustand eines Projektes zu erkennen und zu dokumentieren. Hier sind für den Projektleiter drei Bereiche maßgeblich:
1) Terminvorgaben:
Passt die aktuelle Projektsituation zu sämtlichen Zeitzielen oder müssen Änderungen vorgenommen werden? Als Methode wird hier die Meilensteintrendanalyse eingesetzt.
2) Finanzielle und personelle Ressourcen:
Zu prüfen sind Daten und Kosten zu Mitarbeitern, deren zu erwartende Arbeitsstunden sowie die Materialsituation und die Kostenentwicklung. Hier bietet sich die Darstellung als Ampel an:
Grün = „im Plansoll“
Gelb = beachtenswerte Abweichungen
Rot = Gefährdung des erfolgreichen Projektabschlusses
3) Projektkosten:
Fokus sind zu erwartende Gesamtkosten, eventuelles Überschreiten des veranschlagten Projektbudgets sowie geeignete Maßnahmen, korrigierend einzugreifen. Hier bietet sich methodisch ein Soll-Ist-Vergleich an.
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Strategisches Projektcontrolling durch Unternehmensmanagement
Das strategische Controlling eines Projektes obliegt dem Unternehmensmanagement. Dieses wird durch regelmäßige Projektberichte des Projektleiters auf den aktuellen Sachstand gebracht. Kosten, Zeitplanung und Mitarbeiterressourcen sind die drei Hauptpunkte.
Langfristige Planung soll den erfolgreichen Projektabschluss sicherstellen. Nur so können eventuell neue Rahmenbedingungen veranlasst und verantwortet werden wie mehr Personal im Projekt oder erweitertes Projektbudget.
Eingesetzt werden meist drei Analyseformen:
1. Stärken-Schwächen-Analyse
Diese Analysemethode nimmt die Ressourcen eines Unternehmens ins Blickfeld. Die Erfolgsgaranten werden dabei ermittelt und dann auch ins Verhältnis gesetzt zu jeweiligen Konkurrenzunternehmen.
2. SWOT-Analyse
SWOT ist ein Akronym aus dem Englischen. Dabei steht S für Strengths (Stärken), W für Weaknesses (Schwächen), O für Opportunities (Chancen) und T für Threats (Risiken). Das Unternehmen wird durchleuchtet gemäß der 4 genannten Aspekte.
3. Portfolioanalyse
Dieser Analyseansatz untersucht Produkte bzw. Dienstleistungen eines Unternehmens. Die Ergebnisse sollen als Entscheidungshilfe zur Priorisierung, Beendigung oder Neuentwicklung dienen.
Beispiel: Portfolioanalyse mit BCG-Matrix
Eine beispielhafte Methodik für die Portfolioanalyse ist die BCG-Matrix nach der Boston Consulting Group: Produkte bzw. Dienstleistungen werden nach relativem Marktanteil und Marktwertwachstum einem Feld von vier möglichen Feldern zugewiesen.
Die Bezeichnungen der vier Felder, die ein Produkt oder eine Dienstleistung charakterisieren, lauten:
1. Poor Dog: weist geringen Marktanteil auf mit ebenfalls schwachem Marktwachstum
2. Cash Cow: meist lange auf dem Markt, bringt hohe Erträge, verursacht wenige Investitionen
3. Star: besitzt hohes Marktwachstum und hohen Marktanteil, doch braucht auch Investitionen, um sich an einem starken Markt als Star zu halten.
4. Question Mark: Newcomer an einem Markt mit Wachstumspotenzial, aber mit geringem Marktanteil. Eine Wundertüte also, was manchmal die schwere Entscheidung des Managements erfordert, weiter zu investieren oder das Produkt aufzugeben.
Die entscheidenden KPIs im Projektcontrolling
Damit Kennzahlen ihre Funktion erfüllen, müssen sie geeignet sein. Gemäß der Literatur zu Projektmanagement sind unter anderem folgende Qualitäten einer Kennzahl wichtig:
- Verfügbarkeit: Die Kennzahl muss aus den Daten zweifelsfrei ermittelt werden.
- Eindeutigkeit: In der Berechnung einer Kennzahl muss methodische Sicherheit bestehen.
- Relevanz: In Kennzahlen sollen nur Daten eingehen, die Aussagekraft zum möglichen Erfolg bzw. Misserfolg besitzen.
- Beeinflussbarkeit: Künstlich eingeführte und nicht beeinflussbare Größen sind ungeeignet.
- Zielausrichtung: Eine Kennzahl muss kausal mit der Zielsetzung des Projekts verbunden sein.
- Nicht manipulierbar: In ihrer zuverlässigen Beschreibung des Projektzustands muss die Kennzahl immun sein gegen Manipulationen von außen.
- Umfassend: Verwandte Kennzahlen beschreiben die Systemleistungen in Gänze.
- Verständlichkeit: Kennzahlen sollten für Nutzer intuitiv erfassbar sein.
- Aktualität: Die Regeln zur Ermittlung der Kennzahl müssen per Definition in der Frequenz als entscheidenden Wert den letzten ermittelten spiegeln.
- Frei von Redundanzen: Die beschriebene Thematik unterschiedlicher Kennzahlen sollte sich nicht überlappen.
3 verschiedene Typen von Kennzahlen und ihre Einsetzbarkeit
Es gibt drei Arten der Dimensionierung der Kennzahlen:
1. Bezüge in mehr als einer Dimension: Beispiel wären Krankentage pro Mitarbeiter
2. Absolute Zahlen mit maximal einer Dimension: beispielsweise Projektlaufzeit in Tagen
3. Relationen ohne Dimension: beispielsweise der Grad der Fertigstellung
Folgende Kennzahlen / KPIs werden häufig genutzt, hier sortiert nach jeweiligen Einsatzbereichen:
Kennzahlen zu Projektverlauf und Terminlage:
- Termintreue: Quotient aus geplanter Dauer und tatsächlicher Dauer
- Backlog: alle ausstehenden Aufgaben
Kennzahlen zu Finanzen:
- Projektplan-Abweichung: Fertigstellungswert abzüglich des Planwerts
- Realisierungswert: Anzahl bezahlter Stunden abzüglich Anzahl geplanter Stunden
Kennzahlen zur Teamleistung:
- Team Performance Index: Quotient aus geplanten Arbeitsstunden und tatsächlichen Arbeitsstunden
- Teamauslastung: Quotient aus tatsächliche Mitarbeiterzeit und zur Verfügung stehender Mitarbeiterzeit
Kennzahlen zur Kundenzufriedenheit:
- Net Promoter Score
- Customer Effort Score
- Customer Satisfaction Score
- Social Sentiment
Auf diese Qualitäten von Kennzahlen sollten Projektmanager achten
Nur durch folgende Qualitäten von Kennzahlen/KPIs bzw. deren Ermittlung und Einsatz erfüllen sie ihre Aufgaben:
Objektivität: Überprüfbare Daten ergänzen intuitiv gefasste Beurteilungen.
Controlling: Nur regelmäßige Erfassung der Kennzahlen lässt verlässliche Aussagen zu über Projektstand, Wirksamkeit von Gegenmaßnahmen bei Abweichung und weitere Steuerungsmöglichkeiten.
Benchmark: Nur durch einheitlichen Einsatz von Kennzahlen ist der Vergleich eines Szenarios mit anderen möglich.
Präsentationen: Mit gezielt gewählten, bewährten und anerkannten Kennzahlen lässt sich ein Sachverhalt in einem System oder Projekt übersichtlich darstellen gegenüber Geschäftsführung, potentiellen Kunden, Interessenten und Investoren.
Fokus und Prioritätensetzung: Die gezielte Wahl von Parametern und Kennzahlen ermöglicht gezielte Maßnahmen zur Verbesserung einer Situation.
Prognose: Einheitlich verwendetet Kennzahlen schaffen Erfahrungswerte, die auf realen Größen basierende Möglichkeiten der Prognosen erlauben.
Motivationsförderung: Das Setzen von Zielwerten kann einen Reiz setzen für stete Arbeit an Verbesserungen, um so die Wunschwerte zu erreichen oder gar zu übertreffen.
Projektcontrolling Kennzahlen Vorlagen als PDF
Mit Hilfe unserer KPI Dashboard Projektmanagement PDF Vorlagen lassen sich Kennzahlen ganz einfach erfassen und visualisieren. Ihre Daten und Zahlen können Sie einfach in vorgefertigte Diagramme und Tabellen einpflegen und fortlaufend aktualisieren – ähnlich wie eine Excel Vorlage.
(Titelbild Foto: iStock.com/utah778)